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Au Québec, le terme "petite copropriété" est généralement utilisé pour décrire une copropriété qui comporte un nombre restreint d'unités. Elle est constituée d'un nombre limité de lots privatifs, chacun appartenant à un propriétaire distinct.
La composition exacte peut varier en fonction des caractéristiques spécifiques de chaque immeuble regroupant plusieurs appartements en copropriété, comme un duplex, un triplex, un quadruplex ou un petit immeuble de 6 à 12 unités.
Certaines municipalités tendent à promouvoir des projets immobiliers rassemblant de petites copropriétés de style maisons de ville, maisons en rangées autour de parcs et de jardins communautaires. Cette approche représente un compromis intéressant pour les familles, tout en offrant une résidence unifamiliale, mais en copropriété.
Les caractéristiques d'une grande copropriété peuvent varier en fonction de plusieurs facteurs tels que la nature des biens immobiliers, la gestion, les installations, etc.
Au Québec, la proportion de petites copropriétés par rapport aux grandes dépend de divers facteurs, y compris la région et le type de propriété. Les petites copropriétés sont souvent plus fréquentes dans les zones moins urbanisées ou dans des quartiers résidentiels avec moins d'unités. L'impact des copropriétés, en général, sur le marché immobilier et sur la vie communautaire, dépend également de divers facteurs économiques et sociaux.
Les petites copropriétés, tout comme les grandes, jouent un rôle significatif sur le marché immobilier. Bien que les grandes copropriétés puissent offrir des avantages liés à l'échelle, les petites copropriétés ont leur propre attractivité en raison de leur accessibilité financière, de leur gestion plus directe et de leur ambiance communautaire.
Le choix entre une grande ou une petite copropriété dépend souvent des préférences individuelles, des besoins spécifiques et des contraintes budgétaires des acheteurs potentiels.
Selon une étude, plus de 90% des immeubles en copropriété comportent moins de 21 unités au Québec. Cette étude a été réalisée par Micheline Renault, et Patrick Coulombe de l’Université du Québec à Montréal (ESG UQAM) en collaboration avec le RGCQ.
Les tendances en copropriété évoluent en réponse aux changements sociaux, technologiques, environnementaux et économiques. Ces tendances reflètent la volonté croissante de créer des communautés de copropriétaires plus modernes, connectées, durables et adaptées aux besoins changeants des résidents.
Dans le contexte d'une petite copropriété ou d'un petit syndicat de copropriétaires, la composition du conseil d'administration peut être plus flexible en raison de la taille réduite de la communauté.
C’est la déclaration de copropriété qui en fixe le nombre d’administrateurs. Il est possible que certaines personnes assument plusieurs rôles, en fonction de la disponibilité des membres et des besoins spécifiques de la communauté. L'objectif est de s'assurer que toutes les responsabilités nécessaires sont couvertes de manière efficace.
Les administrateurs d'un syndicat de copropriétaires, que ce soit dans une petite ou une grande copropriété, ont plusieurs responsabilités essentielles pour assurer le bon fonctionnement et la gestion de la communauté.
La mission des administrateurs en copropriété est de gérer et de veiller au bon fonctionnement de la copropriété, en assurant la préservation de l'immeuble, la gestion des parties communes et la sauvegarde des droits des copropriétaires.
Les administrateurs en copropriété peuvent faire face à divers défis dans l'exercice de leurs fonctions.
1. Communication inefficace :
2. Gestion financière complexe :
3. Conflits entre copropriétaires :
4. Respect des règles internes :
5. Changements législatifs :
En mettant en œuvre des solutions adaptées, les administrateurs peuvent contribuer à assurer une gestion harmonieuse et efficace de la copropriété.
Une suggestion pour les administrateurs, qu'ils soient débutants ou chevronnés : rejoindre une association comme le RGCQ (Regroupement des gestionnaires et copropriétaires du Québec) ou l'ASCQ (Association des Syndicats de copropriété du Québec) pour profiter d'un soutien complet, et participer activement aux diverses sessions de formation offertes. Par ailleurs, une diversité de ressources littéraires est disponible, tel que le Manuel de gestion d'un syndicat de copropriété au Québec édité par les Éditions Wilson & Lafleur.
L'assemblée générale des copropriétaires est une réunion collective qui rassemble tous les propriétaires d'unités au sein d'une copropriété. Elle permet aux copropriétaires de s’exprimer, de poser des questions et de prendre des décisions importantes concernant la gestion de la copropriété.
Le conseil d’administration doit envoyer un avis de convocation à tous les copropriétaires, respectant les délais légaux, par courrier postal ou voie électronique. L'avis doit inclure les détails de la réunion (date, heure, lieu, ordre du jour) et éventuellement des documents pertinents.
L'ordre du jour est préparé par le conseil d’administration et peut comprendre des sujets tels que la présentation des états financiers, la consultation du budget prévisionnel, l'adoption de règlements, le rapport des administrateurs, l'élection des administrateurs, et un point pour des questions diverses.
Au Québec, le Code civil régit les règles de la copropriété divise. Dans le cas d'un petit syndicat de copropriété de moins de 5 unités, il y a des règles spécifiques qui s'appliquent. Résultat le copropriétaire majoritaire verra son nombre de voix ajusté pour correspondre à la totalité des voix détenues par les autres copropriétaires.
Il est essentiel d'analyser chaque situation individuelle et, au besoin, de recourir à des processus tels que la médiation ou l'arbitrage.
En 2019, la loi 16 a été adoptée au Québec, modifiant le Code civil et d'autres dispositions législatives liées à la copropriété divise. Cette législation a introduit d'importantes modifications, bien que les détails complets dépassent la portée de cet article et seront abordés ultérieurement.
L'une des principales implications de la loi 16 concerne la transparence financière accrue dans les copropriétés. Afin d'éviter toute confusion entre les fonds destinés aux dépenses courantes, tels que le fonds d'opération, et ceux dédiés au fonds de prévoyance et d’autoassurance, il est conseillé d'ouvrir un compte bancaire distinct pour chacun des fonds.
De plus, noter que la loi imposera la réalisation d'une étude du fonds de prévoyance et la création d'un carnet d'entretien. Ces derniers entreront en vigueur dès la publication du règlement du gouvernement.
La Loi 16 a indéniablement apporté une modernisation positive au régime de copropriété au Québec. Ces réformes auront un impact direct sur nos déclarations actuelles, nécessitant ainsi une mise à jour pour les rendre plus compréhensibles.
Cependant, un inconvénient majeur de ces ajustements réside dans le domaine financier, car les petites copropriétés risqueront de rencontrer des difficultés pour répondre aux nouvelles exigences imposées par la loi.
Dans l’ensemble, la majorité des dispositions de la Loi 16 s'appliquent de manière égale aux petites et grandes copropriétés.
Toutefois, lors de l'examen du Projet de loi 31 en commission parlementaire, deux amendements significatifs ont été apportés concernant l'étude du fonds de prévoyance et du carnet d'entretien, notamment les articles 1070.2 et 1071 du Code civil du Québec. Ces amendements permettent désormais que les normes établies par règlement puissent "varier en fonction des caractéristiques de l’immeuble". Cette adaptation devrait offrir davantage de souplesse au gouvernement pour ajuster les règles en fonction des différentes réalités des immeubles en copropriété au Québec.
La loi, sans prétendre à l'exhaustivité, nous explique mieux la répartition des charges pour les parties communes et les parties communes à usage restreint. Les clauses pénales devront être intégrées à l’acte constitutif de copropriété. Elle clarifie le contenu du registre de la copropriété, le rendant ainsi accessible à tous les copropriétaires. De plus, elle instaure une présomption de procuration entre indivisaires pour les assemblées.
En outre, elle contraint les administrateurs à transmettre aux copropriétaires tous les procès-verbaux dans les 30 jours, favorisant ainsi la transparence quant aux décisions prises au sein du conseil d'administration et de l'assemblée des copropriétaires
Un changement significatif concerne les règles de vote, offrant une plus grande souplesse dans le processus décisionnel, avantageux notamment pour les petites copropriétés où la participation peut être plus directe.
La loi 141 au Québec a apporté des changements significatifs dans le domaine de l'assurance pour les copropriétés. Le syndicat doit maintenant souscrire une assurance basée sur une évaluation professionnelle évaluant la valeur de reconstruction pour couvrir les dommages aux parties communes et privatives. De plus, le syndicat doit décrire les parties privatives (unité de référence) à l’exclusion des améliorations locatives, à des fins d'assurance.
De plus, le syndicat de copropriété est tenu d'avoir une assurance responsabilité couvrant les administrateurs, les officiers d'assemblée et les employés, visant à protéger contre les dommages résultant de leurs actions dans l'exercice de leurs fonctions.
La loi stipule aussi que le syndicat doit créer un fonds d'autoassurance équivalent à la franchise d'assurance, renforçant ainsi la capacité de la copropriété à faire face aux coûts associés aux sinistres.
Ces modifications auront un impact direct sur les copropriétaires, les obligeant à détenir également une assurance en responsabilité civile.
Ces mesures visent à assurer une protection adéquate et une gestion financière responsable au sein des copropriétés au Québec.
En contexte de copropriété, la gestion financière et la comptabilité représentent des aspects importants de la responsabilité des administrateurs. Leur participation à l'élaboration du budget implique une compréhension des besoins opérationnels, des prévisions de revenus et des dépenses prévues.
Dans le cas d'une petite copropriété, il n'est pas impératif d'avoir des compétences comptables, mais le conseil peut consulter un expert si nécessaire. Toutefois, il est essentiel de garantir l'exactitude des états financiers, de respecter les lois financières, normes comptables, déclarations fiscales et autres obligations légales. Il est important de souligner que le syndicat doit également produire un rapport d'impôts.
Le syndicat doit établir un budget prévisionnel à chaque année pour couvrir l’ensemble des besoins financiers de la copropriété.
En premier un fonds d’opérations pour les dépenses courantes. Ces dépenses incluent les frais d'administration, l'entretien des parties communes, l'électricité, le chauffage, l'éclairage, les travaux de rénovation, le paysagement, le déneigement, et la prime d'assurance du syndicat et une petite réserve
Ensuite deux fonds distincts sont établis :
Bien que le règlement gouvernemental sur l'étude du fonds de prévoyance et du carnet d’entretien ne soit pas encore en vigueur, il est recommandé d’obtenir ces études pour avoir une évaluation plus réaliste des besoins en fonction de l’immeuble.
Certaines firmes spécialisées offrent ce genre d’étude, n’hésitez pas à demander des soumissions. Une firme avant-gardiste comme REGISCO vous propose des outils très intéressants pour un petit syndicat.
Regisco I Solution logicielle du carnet d'entretien pour copropriété
Le budget annuel est la somme du fonds d’opération, du fonds d’autoassurance et du fonds de prévoyance. La répartition des charges entre les copropriétaires est habituellement déterminée par le règlement de copropriété. Bien que la taille de la copropriété puisse influencer le montant total des dépenses, la nature de ces dépenses demeure généralement constante. Les copropriétaires sont appelés à verser des charges mensuelles, communément appelées frais de condo, en fonction de leur quote-part respective pour couvrir ces dépenses.
Le certificat d'état de l'immeuble, l’étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien représentent trois éléments indispensables pour organiser de manière anticipée tous les travaux nécessaires à la préservation durable de l'immeuble. Pendant la réalisation de travaux importants, le syndicat devrait faire appel à un ingénieur ou un architecte afin d'élaborer des plans et devis. Ces documents seront utilisés pour demander des soumissions. Le syndicat devra informer les copropriétaires et superviser le chantier pour garantir la conformité,
Le syndicat est responsable de l'élaboration d'une procédure d'intervention d'urgence en cas de sinistre. Cette procédure informe les administrateurs et copropriétaires des actions à entreprendre et des contacts à solliciter en cas de situation critique. Le syndicat, en tant que gestionnaire principal doté d'une assurance couvrant l'intégralité du bâtiment, demeure le chef d'orchestre dans ces circonstances.
Un sinistre peut survenir tant dans les espaces communs que dans les parties privatives. Il est donc impératif de garantir que les intervenants aient un accès adéquat à votre unité en cas de besoin.
Le choix entre la gestion autonome par les administrateurs d'une petite copropriété et l'engagement d'un gestionnaire dépend de divers facteurs, et il n'y a pas de réponse universelle.
En fin de compte, le choix dépend des compétences disponibles parmi les administrateurs, de la taille de la copropriété, des ressources financières disponibles et de la volonté des administrateurs de s'investir dans la gestion quotidienne. Il peut être bénéfique de consulter les propriétaires, d'obtenir des devis de gestionnaires potentiels et d'évaluer attentivement les avantages et les inconvénients avant de prendre une décision.
En engageant un gestionnaire, il est toujours recommandé de discuter spécifiquement des besoins de la copropriété et de s'assurer que le professionnel sélectionné est en mesure de s'adapter et de répondre efficacement aux caractéristiques uniques d'une petite communauté.
La communication directe avec les propriétaires est essentielle. Le gestionnaire doit être capable de maintenir une communication ouverte, d'informer régulièrement les propriétaires sur les questions importantes et de répondre rapidement à leurs préoccupations.
Regisco vous propose un guide de sélection pour vous aider à choisir le bon gestionnaire pour votre immeuble.
Avant de prendre une décision, il est important d'évaluer les besoins spécifiques de la copropriété, les compétences des propriétaires et les coûts associés à l'embauche d'un gestionnaire. Il est recommandé de demander des devis à plusieurs gestionnaires de copropriété afin de comparer les coûts et les services proposés. Il est également important de bien comprendre ce qui est inclus dans les frais de gestion et quels services peuvent entraîner des coûts supplémentaires.
La rémunération d'un gestionnaire est généralement fixée sur une base annuelle, et les services inclus dans cette rémunération doivent être spécifiés dans le contrat de service. Bien qu'il existe différents modes de rémunération, le modèle couramment recommandé prend en considération le nombre de portes (unités privatives).
Par exemple, dans une copropriété de 10 unités, le coût par porte est multiplié par 10, puis par 12 mois. Si le coût est établi à 40 $ par porte, le syndicat paiera 4 800 $ plus les taxes, pour la gestion courante de la copropriété. Une dépense importante à considérer. Soit environ 5 500 $ annuellement, qui s’ajouteront au budget prévisionnel.
Commentaire: Sur 10 ans, cette dépense peut s'élever à 55 000 $ juste pour la gestion.
Les problèmes de relation entre les copropriétaires en copropriété peuvent émerger pour diverses raisons, notamment des divergences sur la gestion de la copropriété, des conflits de personnalité, des différences d'opinions sur les règles de la copropriété, des questions financières, etc.
Il faut établir un canal de communication transparent, tels que des réunions régulières, pour aborder les questions de gestion. Favorisez un dialogue constructif et encouragez la recherche de solutions communes.
Veillez à ce que tous les copropriétaires aient une compréhension claire des règles dès le début. En cas d'infractions, envisagez d'émettre des rappels amicaux et respectueux avant d'envisager des mesures plus sévères.
Encouragez la communication directe et ouverte entre les parties en conflit. Si nécessaire, faites intervenir un médiateur neutre pour faciliter la discussion et trouver des solutions. Assurez-vous que les copropriétaires ont une compréhension claire des coûts liés à la copropriété et à la répartition des charges. Un suivi financier transparent contribuera à prévenir les malentendus.
Condo Conseils vous propose une formation dédiée à la médication en copropriété afin d'aider les administrateurs à régler des conflits plus rapidement.
Voici un témoignage de Julie de Montréal.
Dans notre petit syndicat, nous avons besoin de personnes qui mettent la main à la pâte en raison du grand nombre de responsabilités à assumer pour trois administratrices (syndicat de 6). Responsabilités qui seraient les mêmes à 15 ou 24.
Nous avons donc opté pour une répartition des tâches et responsabilités en 6 copropriétaires. Du changement des ampoules à la trésorerie, en passant par le jardinage et la gestion des politiques et règlements.
Si nous étions 50, 100 ou 200, on s’organiserait autrement (firme de gestion, gérant, concierge, comptable, etc.), mais pour un petit syndicat il serait onéreux de se payer tous ces services.
Il faut profiter de cette bonne entente pour instaurer des pratiques qui conviennent à tout le monde et qui responsabilisent les copropriétaires et leur apprend du même souffle ce que vivre en copropriété implique.
C’est le moment idéal pour établir un « contrat de vie commune ».
En ce qui concerne les propositions de révision législative, les pistes de solutions et les recommandations, ainsi que le futur des petites copropriétés au Québec, il serait nécessaire de consacrer plusieurs mois à des consultations pour élaborer un mémoire à soumettre au gouvernement.
Pour le moment, la seule recommandation formulée est de prendre en considération les petites copropriétés. Élaborer des lois et des règlements est certes louable, mais en tant que petits syndicats, avons-nous les ressources nécessaires pour accomplir toutes ces démarches, à l'instar des grandes organisations ?
Si un copropriétaire souhaite prendre en main la gestion d'une petite copropriété, voici quelques recommandations pour réussir dans cette responsabilité.
Finalement, rester informé des évolutions législatives et des meilleures pratiques en matière de gestion de copropriété. La formation continue vous permettra de rester compétent et de prendre des décisions éclairées.
En suivant ces recommandations, un administrateur pourra renforcer son rôle dans la gestion d'une petite copropriété et contribuer à la création d'un environnement harmonieux et bien géré pour tous les copropriétaires.
Équipe Regisco
Les informations, commentaires, opinions ou recommandations contenus dans cet article ne constituent pas un avis professionnel, financier ou juridique.
Gilles Tremblay se distingue en tant que conseiller chevronné dans le secteur de la copropriété. Dédié à fournir des conseils et soutien aux administrateurs, copropriétaires et gestionnaires de copropriétés, il joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la gestion des copropriétés au Québec. Son objectif est d'outiller les copropriétaires pour qu'ils puissent assumer efficacement leurs fonctions d'administrateurs. Il partage les informations les plus récentes concernant les exigences en matière de copropriété, en offrant des outils pratiques ainsi que des conseils et astuces pour promouvoir une gestion saine et efficiente des copropriétés.
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