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Guide de sélection d'un gestionnaire de copropriété
À propos :
👋 Votre syndicat est à la recherche de la perle pour gérer votre copropriété? Pour vous accompagner dans votre démarche, nous avons préparé une liste d'éléments à considérer lors de votre processus d'analyse des offres.
Rappel :
Le gestionnaire a pour but d'assurer la gestion et l’administration du syndicat de copropriété.
En principe, il doit guider le conseil d'administration, mais doit consulter le CA pour la prise des décisions.
Le syndicat pourrait décider de recourir à un gestionnaire pour la gestion complète ou partielle (à la carte).
🖇 Liste des éléments à valider au niveau de la structure d'entreprise:
Valider l'année de création de l'entreprise
No. d’inscription au Registre des entreprises du Québec
Nombre d’employés permanents
Noms et fonctions des principaux cadres
Clients actifs - demandez des références de leurs clients
Demander si les gestionnaires sont membres d'un ordre professionnel (exemple membre des administrateurs agréés)
📈 Considération financières:
Taux mensuel par unité pour la gestion complète
Autres prestations et prestations spéciales
💻 Services administratifs:
Préparation, convocation et animation des réunions du conseil d'administration incluse au contrat
Nombre de réunions incluses au contrat
Durée maximale de chaque réunion
Délai maximal pour la remise des procès-verbaux aux administrateurs
Préparation, convocation et animation de l'Assemblée Générale Annuelle
Rédaction du procès-verbal des AGA
Tenue du registres de copropriété à jour
Registre des copropriétaires et des locataires
Registre des stationnement et casiers
Règlements
Registre des fournisseurs et contrat
Liste des communications
Tenue du registres de copropriété à jour
Faire respecter les règlements de la copropriété: Avis verbal et avis écrit
Application des pénalités en fonction du règlement
Proposer de nouveaux règlements dans l'intérêt du syndicat
Conseiller les membres du CA sur les exigences légales: Loi 122 (inspection des façades et stationnements), Loi 16 (étude du fonds de prévoyance carnet d'entretien), Loi 141 (Fonds d'auto-assurance et unité de référence)
Complétion des formulaires dans les délais prescrits
Procéder à la déclaration des administrateurs auprès du Registraire des entreprises du Québec
Procéder aux déclarations demandées par la Régie du bâtiment du Québec (tour d’eau, etc.)
Déclaration de sinistres auprès de l’assureur
Déclarations demandées par des notaires et courtiers immobiliers
Produire mensuellement un rapport des activités aux administrateurs
Gestion de la documentation et des archives du syndicat
Répondre aux requêtes des copropriétaires et courriels des administrateurs dans un délai raisonnable
Négociation et octroi des contrats
📈 Gestion financières:
Élaboration du budget annuel en collaboration avec le conseil d'administration (fonds d'opération, prévoyance et auto-assurance)
Proposition de placements du fond de prévoyance dans des CPG
Suivi mensuel et de façon cumulative l’exécution du budget par rapport aux revenus et aux dépenses du syndicat
Élaboration des avis de cotisations (régulières et spéciales) selon les quotes-parts établies par la DCO et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec, et les transmettre aux copropriétaires
Perception et dépôt dans le(s) compte(s) bancaire(s) du syndicat
Préparation des chèques pour les fournisseurs, sous-traitants et salaires des employés
Production des états de compte aux copropriétaires
Faire le suivi des mauvaises créances du syndicat (copropriétaires qui ne paient pas)
Effectuer la comptabilité complète en fonction des normes comptables
Effectuer la conciliation bancaire
Production des états financiers mensuels
Coordination de la vérification des états financiers annuels
🛠 Gestion des opérations:
Tenue du carnet d'entretien du syndicat
Suivi et prise en charge des projets du fonds de prévoyance
Élaboration du cahier de charges, obtention des soumissions et analyse des offres reçues pour les contrats d'entretien et travaux de la copropriété
Analyse et recommandation des soumissions auprès du conseil d'administration
Coordination, planification et supervision des projets du bâtiment
Gestion des sous-traitants
Recevoir les demandes de services des copropriétaires et coordonner les demandes
Effectuer une visite et/ou un inspection périodique de l'immeuble
Signaler toutes anomalies ou besoin de la copropriété aux membres du conseil d'administration
Gestion des accès (puces, caméras, etc)
Traiter les appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, sous-traitants et toutes autres personnes lors des heures normales de bureau
Gérer la réception et l'envoi des documents du syndicat
Supervision et coordination des déménagements et emménagement ainsi que les livraisons importantes
Accueillir les nouveaux résidents et copropriétaires (envoie des règlements d'immeubles, prise des informations bancaires pour paiement des frais de condo, etc)
Traiter les demandes des notaires et courtiers (documents de déclaration)
Vérification des bons de travail
Coordination des diverses inspections requises par la loi (inspection alarme incendie, vérification de la génératrice, détecteurs de monoxyde de carbone, tour d'eau, etc)
🚨 Gestion des urgences et sinistres:
Le gestionnaire est-il disponible à l'extérieur des heures normales de bureau pour traiter les urgences. A-t-il une ligne d'urgence?
Quel est le taux facturé pour la gestion des urgences
Le gestionnaire coordonne-t-il les sinistres avec l'assureur et travaux après-sinistre
👩🏼💻 Outils de gestion utilisés:
Quel outil de gestion financière utilise le gestionnaire
Quelle méthode de communication/service client est utilisée (logiciel, courriel, postal, etc)
Quel outil de gestion de projet est utilisé
L'Équipe REGISCO
À propos de l'auteur
Kayci est une experte passionnée et dévouée à améliorer la gouvernance et la performance des syndicats de copropriété. Elle possède une vaste expérience en gestion immobilière et en copropriété, et vous offre des conseils pratiques pour prendre des décisions éclairées et atteindre la saine gouvernance de votre actif.