Jul 28, 2021

Guide de sélection d'un gestionnaire de copropriété

À propos :

👋  Votre syndicat est à la recherche de la perle pour gérer votre copropriété? Pour vous accompagner dans votre démarche, nous avons préparé une liste d'éléments à considérer lors de votre processus d'analyse des offres.

Rappel :
  • Le gestionnaire a pour but d'assurer la gestion et l’administration du syndicat de copropriété.
  • En principe, il doit guider le conseil d'administration, mais doit consulter le CA pour la prise des décisions.
  • Le syndicat pourrait décider de recourir à un gestionnaire pour la gestion complète ou partielle (à la carte).
🖇 Liste des éléments à valider au niveau de la structure d'entreprise:
  • Valider l'année de création de l'entreprise
  • No. d’inscription au Registre des entreprises du Québec
  • Nombre d’employés permanents
  • Noms et fonctions des principaux cadres
  • Clients actifs - demandez des références de leurs clients
  • Demander si les gestionnaires sont membres d'un ordre professionnel (exemple membre des administrateurs agréés)
📈 Considération financières:
  • Taux mensuel par unité pour la gestion complète
  • Autres prestations et prestations spéciales
💻 Services administratifs:
  • Préparation, convocation et animation des réunions du conseil d'administration incluse au contrat
  • Nombre de réunions incluses au contrat
  • Durée maximale de chaque réunion
  • Délai maximal pour la remise des procès-verbaux aux administrateurs
  • Préparation, convocation et animation de l'Assemblée Générale Annuelle
  • Rédaction du procès-verbal des AGA
  • Tenue du registres de copropriété à jour
  • Registre des copropriétaires et des locataires
  • Registre des stationnement et casiers
  • Règlements
  • Registre des fournisseurs et contrat
  • Liste des communications
  • Tenue du registres de copropriété à jour
  • Faire respecter les règlements de la copropriété: Avis verbal et avis écrit
  • Application des pénalités en fonction du règlement
  • Proposer de nouveaux règlements dans l'intérêt du syndicat
  • Conseiller les membres du CA sur les exigences légales: Loi 122 (inspection des façades et stationnements), Loi 16 (étude du fonds de prévoyance carnet d'entretien), Loi 141 (Fonds d'auto-assurance et unité de référence)
  • Complétion des formulaires dans les délais prescrits
  • Procéder à la déclaration des administrateurs auprès du Registraire des entreprises du Québec
  • Procéder aux déclarations demandées par la Régie du bâtiment du Québec (tour d’eau, etc.)
  • Déclaration de sinistres auprès de l’assureur
  • Déclarations demandées par des notaires et courtiers immobiliers
  • Produire mensuellement un rapport des activités aux administrateurs
  • Gestion de la documentation et des archives du syndicat
  • Répondre aux requêtes des copropriétaires et courriels des administrateurs dans un délai raisonnable
  • Négociation et octroi des contrats
📈 Gestion financières:
  • Élaboration du budget annuel en collaboration avec le conseil d'administration (fonds d'opération, prévoyance et auto-assurance)
  • Proposition de placements du fond de prévoyance dans des CPG
  • Suivi mensuel et de façon cumulative l’exécution du budget par rapport aux revenus et aux dépenses du syndicat
  • Élaboration des avis de cotisations (régulières et spéciales) selon les quotes-parts établies par la DCO et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec, et les transmettre aux copropriétaires
  • Perception et dépôt dans le(s) compte(s) bancaire(s) du syndicat
  • Préparation des chèques pour les fournisseurs, sous-traitants et salaires des employés
  • Production des états de compte aux copropriétaires
  • Faire le suivi des mauvaises créances du syndicat (copropriétaires qui ne paient pas)
  • Effectuer la comptabilité complète en fonction des normes comptables
  • Effectuer la conciliation bancaire
  • Production des états financiers mensuels
  • Coordination de la vérification des états financiers annuels
🛠 Gestion des opérations:
  • Tenue du carnet d'entretien du syndicat
  • Suivi et prise en charge des projets du fonds de prévoyance
  • Élaboration du cahier de charges, obtention des soumissions et analyse des offres reçues pour les contrats d'entretien et travaux de la copropriété
  • Analyse et recommandation des soumissions auprès du conseil d'administration
  • Coordination, planification et supervision des projets du bâtiment
  • Gestion des sous-traitants
  • Recevoir les demandes de services des copropriétaires et coordonner les demandes
  • Effectuer une visite et/ou un inspection périodique de l'immeuble
  • Signaler toutes anomalies ou besoin de la copropriété aux membres du conseil d'administration
  • Gestion des accès (puces, caméras, etc)
  • Traiter les appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, sous-traitants et toutes autres personnes lors des heures normales de bureau
  • Gérer la réception et l'envoi des documents du syndicat
  • Supervision et coordination des déménagements et emménagement ainsi que les livraisons importantes
  • Accueillir les nouveaux résidents et copropriétaires (envoie des règlements d'immeubles, prise des informations bancaires pour paiement des frais de condo, etc)
  • Traiter les demandes des notaires et courtiers (documents de déclaration)
  • Vérification des bons de travail
  • Coordination des diverses inspections requises par la loi (inspection alarme incendie, vérification de la génératrice, détecteurs de monoxyde de carbone, tour d'eau, etc)
🚨 Gestion des urgences et sinistres:
  • Le gestionnaire est-il disponible à l'extérieur des heures normales de bureau pour traiter les urgences. A-t-il une ligne d'urgence?
  • Quel est le taux facturé pour la gestion des urgences
  • Le gestionnaire coordonne-t-il les sinistres avec l'assureur et travaux après-sinistre
👩🏼‍💻 Outils de gestion utilisés:
  • Quel outil de gestion financière utilise le gestionnaire
  • Quelle méthode de communication/service client est utilisée (logiciel, courriel, postal, etc)
  • Quel outil de gestion de projet est utilisé

L'Équipe REGISCO

Auto-gestion
Au travers de cette catégorie, nous guidons les syndicats en auto-gestion afin de les aider à répondre à leurs responsabilités à titre de représentant.

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