À propos :

👋  Votre syndicat est à la recherche de la perle pour gérer votre copropriété? Pour vous accompagner dans votre démarche, nous avons préparé une liste d'éléments à considérer lors de votre processus d'analyse des offres.

Rappel :

• Le gestionnaire a pour but d'assurer la gestion et l’administration du syndicat de copropriété.
• En principe, il doit guider le conseil d'administration, mais doit consulter le CA pour la prise des décisions.
• Le syndicat pourrait décider de recourir à un gestionnaire pour la gestion complète ou partielle (à la carte).

🖇 Liste des éléments à valider au niveau de la structure d'entreprise:

• Valider l'année de création de l'entreprise
• No. d’inscription au Registre des entreprises du Québec
• Nombre d’employés permanents
• Noms et fonctions des principaux cadres
• Clients actifs - demandez des références de leurs clients
• Demander si les gestionnaires sont membres d'un ordre professionnel (exemple membre des administrateurs agréés)

📈 Considération financières:

• Taux mensuel par unité pour la gestion complète
• Autres prestations et prestations spéciales

💻 Services administratifs:

• Préparation, convocation et animation des réunions du conseil d'administration incluse au contrat
• Nombre de réunions incluses au contrat
• Durée maximale de chaque réunion
• Délai maximal pour la remise des procès-verbaux aux administrateurs
• Préparation, convocation et animation de l'Assemblée Générale Annuelle
• Rédaction du procès-verbal des AGA
• Tenue du registres de copropriété à jour
• Registre des copropriétaires et des locataires
• Registre des stationnement et casiers
• Règlements
• Registre des fournisseurs et contrat
• Liste des communications
• Tenue du registres de copropriété à jour
• Faire respecter les règlements de la copropriété: Avis verbal et avis écrit
• Application des pénalités en fonction du règlement
• Proposer de nouveaux règlements dans l'intérêt du syndicat
• Conseiller les membres du CA sur les exigences légales: Loi 122 (inspection des façades et stationnements), Loi 16 (étude du fonds de prévoyance carnet d'entretien), Loi 141 (Fonds d'auto-assurance et unité de référence)
• Complétion des formulaires dans les délais prescrits
• Procéder à la déclaration des administrateurs auprès du Registraire des entreprises du Québec
• Procéder aux déclarations demandées par la Régie du bâtiment du Québec (tour d’eau, etc.)
• Déclaration de sinistres auprès de l’assureur
• Déclarations demandées par des notaires et courtiers immobiliers
• Produire mensuellement un rapport des activités aux administrateurs
• Gestion de la documentation et des archives du syndicat
• Répondre aux requêtes des copropriétaires et courriels des administrateurs dans un délai raisonnable
• Négociation et octroi des contrats

📈 Gestion financières:

• Élaboration du budget annuel en collaboration avec le conseil d'administration (fonds d'opération, prévoyance et auto-assurance)
• Proposition de placements du fond de prévoyance dans des CPG
• Suivi mensuel et de façon cumulative l’exécution du budget par rapport aux revenus et aux dépenses du syndicat
• Élaboration des avis de cotisations (régulières et spéciales) selon les quotes-parts établies par la DCO et en conformité avec l’article 1064 du Code civil du Québec, et les transmettre aux copropriétaires
• Perception et dépôt dans le(s) compte(s) bancaire(s) du syndicat
• Préparation des chèques pour les fournisseurs, sous-traitants et salaires des employés
• Production des états de compte aux copropriétaires
• Faire le suivi des mauvaises créances du syndicat (copropriétaires qui ne paient pas)
• Effectuer la comptabilité complète en fonction des normes comptables
• Effectuer la conciliation bancaire
• Production des états financiers mensuels
• Coordination de la vérification des états financiers annuels

🛠 Gestion des opérations:

• Tenue du carnet d'entretien du syndicat
• Suivi et prise en charge des projets du fonds de prévoyance
• Élaboration du cahier de charges, obtention des soumissions et analyse des offres reçues pour les contrats d'entretien et travaux de la copropriété
• Analyse et recommandation des soumissions auprès du conseil d'administration
• Coordination, planification et supervision des projets du bâtiment
• Gestion des sous-traitants
• Recevoir les demandes de services des copropriétaires et coordonner les demandes
• Effectuer une visite et/ou un inspection périodique de l'immeuble
• Signaler toutes anomalies ou besoin de la copropriété aux membres du conseil d'administration
• Gestion des accès (puces, caméras, etc)
• Traiter les appels téléphoniques des copropriétaires, fournisseurs, sous-traitants et toutes autres personnes lors des heures normales de bureau
• Gérer la réception et l'envoi des documents du syndicat
• Supervision et coordination des déménagements et emménagement ainsi que les livraisons importantes
• Accueillir les nouveaux résidents et copropriétaires (envoie des règlements d'immeubles, prise des informations bancaires pour paiement des frais de condo, etc)
• Traiter les demandes des notaires et courtiers (documents de déclaration)
• Vérification des bons de travail
• Coordination des diverses inspections requises par la loi (inspection alarme incendie, vérification de la génératrice, détecteurs de monoxyde de carbone, tour d'eau, etc)

🚨 Gestion des urgences et sinistres:

• Le gestionnaire est-il disponible à l'extérieur des heures normales de bureau pour traiter les urgences. A-t-il une ligne d'urgence?
• Quel est le taux facturé pour la gestion des urgences
• Le gestionnaire coordonne-t-il les sinistres avec l'assureur et travaux après-sinistre

👩🏼‍💻 Outils de gestion utilisés:

• Quel outil de gestion financière utilise le gestionnaire
• Quelle méthode de communication/service client est utilisée (logiciel, courriel, postal, etc)
• Quel outil de gestion de projet est utilisé

L'Équipe REGISCO