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Votre carnet d’entretien et votre étude du fonds de prévoyance sont enfin entre vos mains.
Ces documents, exigés par la Loi 16 et son règlement d’application entré en vigueur le 14 août 2025, marquent une étape importante pour votre copropriété : celle de la planification.
Mais beaucoup de syndicats se posent la même question : et maintenant, on fait quoi ?
Faut-il lancer des travaux ? Augmenter les cotisations ? Refaire des appels d’offres ?
Cet article vous accompagne dans cette nouvelle phase : passer de l’expertise à l’action.
Vous y découvrirez comment transformer vos rapports en outils concrets de gestion, comment planifier vos interventions et comment éviter les erreurs fréquentes qui freinent tant de copropriétés.
La Loi 16 vise à rendre la gestion immobilière plus prévisible et plus professionnelle.
Votre carnet d’entretien dresse un portrait technique de l’immeuble : ses composantes, leur état observable, leur durée de vie utile et les entretiens, travaux de maintenances et travaux majeurs recommandés, .
L’étude du fonds de prévoyance, quant à elle, traduit tout cela en chiffres : combien cotiser, quand et pourquoi.
Ces documents ne sont pas de simples obligations légales : ils forment ensemble le plan directeur de votre copropriété.
Ils permettent de comprendre où se trouvent les priorités, de planifier les interventions à venir, d’établir des budgets réalistes et surtout, d’assurer la valeur et la durabilité de votre immeuble.
La Loi 16 ne vous demande pas d’improviser un chiffre : elle exige que les contributions au fonds de prévoyance soient fixées sur la base des recommandations issues de l’étude réalisée par des professionnels. Autrement dit, fiez-vous au scénario recommandé par votre expertise — qu’il s’agisse d’un rattrapage (hausse plus marquée au départ pour combler un retard) ou d’une augmentation linéaire (progression régulière et prévisible dans le temps).
Le rôle du conseil d’administration, ensuite, est très concret : adopter ce scénario, le traduire en budget annuel et le présenter clairement aux copropriétaires.
En pratique, la démarche se fait en trois temps :
Ce passage par l’assemblée n’est pas qu’une formalité : c’est le moment d’ancrer la compréhension et l’adhésion des copropriétaires.
Le budget présenté en assemblée est soumis à titre de consultation — il permet au conseil sortant d’expliquer le scénario recommandé par l’expertise et de recueillir les commentaires des copropriétaires.
Par la suite, c’est le nouveau conseil d’administration, élu lors de cette même assemblée, qui adopte officiellement le budget et met en œuvre les ajustements de cotisation.
Lorsque le scénario est expliqué avec des exemples concrets — le coût d’une toiture, le calendrier de remplacement des fenêtres, les économies réalisées grâce à un entretien préventif — les copropriétaires comprennent mieux la logique du plan et adhèrent beaucoup plus facilement aux recommandations de l’expertise.
Le carnet d’entretien ne sert pas qu’à planifier les remplacements futurs : il documente l’état réel de l’immeuble au moment de l’inspection.
S’il existe des anomalies, déficiences ou signes d’usure observés par les experts, ceux-ci devraient vous avoir été clairement communiqués dans le rapport. Ces constats permettent de corriger rapidement les situations importantes — par exemple, un joint fissuré laissant passer l’eau, un garde-corps instable ou un drain obstrué — avant qu’elles ne dégénèrent en sinistre coûteux.
Une fois ces correctifs immédiats envisagés, vous pouvez organiser vos interventions selon trois horizons :
Un bon plan de priorisation repose à la fois sur la sécurité des occupants, l’intégrité de l’enveloppe et la valeur de remplacement des composantes. Les éléments qui présentent un risque pour la sécurité, la structure ou l’étanchéité de l’immeuble devraient toujours être traités en premier, tandis que les entretiens préventifs ou les améliorations esthétiques peuvent être planifiés à plus long terme.
En combinant l’état des composantes observé dans le carnet d’entretien avec les projections financières de l’étude du fonds de prévoyance, le conseil d’administration obtient une vision claire et hiérarchisée des actions à poser, année après année.
Une fois les priorités définies, vient l’étape la plus concrète : préparer et exécuter les travaux.
C’est ici que beaucoup de conseils d’administration se sentent démunis. Pourtant, avec un peu de méthode, tout devient plus simple.
Commencez par définir :
Pour des travaux majeurs, il est souvent nécessaire de consulter un professionnel (ingénieur, architecte, technologue).
Ce dernier pourra préparer les plans et devis nécessaires à un appel d’offres clair et comparable.
Exigez toujours :
💡 Bon à savoir : Regisco travaille en partenariat avec l’équipe de RénoAssistance, un réseau reconnu d’entrepreneurs vérifiés à travers le Québec. Ce partenariat vise à accompagner les syndicats dans leurs projets de rénovation ou de travaux majeurs, en leur donnant accès à :
En combinant la planification technique de Regisco et l’expertise terrain de RénoAssistance, les conseils d’administration disposent d’un véritable soutien de bout en bout, du plan jusqu’à la réalisation.
Durant les travaux, prévoyez des points de suivi réguliers : réunions de chantier, validation des étapes clés, ajustement du calendrier si nécessaire.
À la fin, procédez à une réception formelle : vérification de la qualité des travaux, levée des déficiences et collecte de tous les documents importants (garanties, manuels, photos, factures et attestations). Ces informations doivent ensuite être intégrées au carnet d’entretien.
Ce n’est pas qu’une bonne pratique : le règlement de la Loi 16 précise que le conseil d’administration doit tenir le carnet à jour et le mettre à jour au minimum une fois par année. En réalité, il est fortement recommandé de le mettre à jour dès qu’une intervention est réalisée — qu’il s’agisse d’un entretien, d’une inspection ou d’un remplacement.
Chaque ajout rend votre dossier plus complet et votre prochaine étude du fonds de prévoyance plus fiable. C’est ainsi que le cycle se boucle : chaque action nourrit la suivante, créant une continuité dans la gestion de l’immeuble.
💡 Bon à savoir : Regisco simplifie cette mise à jour continue grâce à une solution numérique intuitive. Vous pouvez y consigner vos travaux, ajouter vos factures et photos, et générer automatiquement un carnet à jour — sans feuille Excel ni perte d’information d’un mandat à l’autre.
En bref, la rigueur administrative vous protège autant que le béton de vos fondations.
La Loi 16 marque la fin de la gestion réactive en copropriété.
Elle introduit une culture de la planification : connaître, anticiper, documenter.
Avec un carnet d’entretien et une étude du fonds bien faits, vous disposez d’une boussole technique et financière.
C’est ce qui permet aux administrateurs bénévoles de passer moins de temps à éteindre des feux, et plus de temps à réaliser des projets durables.
Avoir son carnet et son étude, c’est un peu comme posséder la carte et la boussole de sa copropriété.
La vraie différence se joue dans la manière de les utiliser.
Planifier, budgéter, documenter et communiquer : voilà les quatre piliers d’une gestion efficace.
Et si tout cela vous semble complexe, sachez que Regisco a justement été créé pour vous simplifier la tâche : plateforme numérique, outils de suivi, accompagnement et mise à jour automatisée du carnet.
Vous avez maintenant les outils. Avec un peu d’accompagnement, vous pouvez transformer ces obligations en un véritable levier de valeur et de tranquillité d’esprit pour votre copropriété.
👉 Besoin d’aide pour passer à l’action ?
Nos experts accompagnent les syndicats dans la planification, la mise à jour et la coordination des travaux.
Visitez regisco.ca/contactez-nous ou essayez notre plateforme à app.regisco.ca/register.
Kayci est une experte passionnée et dévouée à améliorer la gouvernance et la performance des syndicats de copropriété. Elle possède une vaste expérience en gestion immobilière et en copropriété, et vous offre des conseils pratiques pour prendre des décisions éclairées et atteindre la saine gouvernance de votre actif.
