À propos :

👋  Votre syndicat est à la recherche d'un fournisseur de services pour l'entretien de votre bâtiment, pour une expertise diverse ou tout autre besoin? Pour vous accompagner dans votre démarche, nous avons préparé une liste d'éléments à considérer lors de votre processus d'analyse des offres.

Rappel :

• Parmi les devoirs et obligations du syndicat se retrouve la conservation de l’immeuble.
• Le syndicat doit prendre les mesures nécessaires à l’entretien de l’immeuble (embauche de personnel requis, octroi de contrat d’entretien et de réparation lorsque nécessaire, etc.).

💭 Étape 1:

La toute première consiste de définir les réels besoins de votre copropriété et pour ce faire, vous voudrez vous référer à votre déclaration de copropriété, à votre budget prévisionnel, aux demandes faites lors de l’Assemblée Générale et finalement le carnet d’entretien et de maintenance de votre syndicat.

🔎 Étape 2:

La seconde étape consiste de faire une pré-sélection des fournisseurs que vous aimeriez qu'ils participent à votre appel d'offres. Plusieurs méthodes de recherches sont à votre disposition afin de trouver les bons fournisseurs pour votre syndicat:

• Faites vos recherches via des moteurs de recherche en ligne (web);
• Consultez le bottin des fournisseurs du RGCQ (Consultez le Bottin RGCQ 2021 ici).
• Demandez des références de votre réseau personnel et de vos copropriétés voisines.

🪜 Étape 3:

Ensuite, demandez au minimum 3 soumissions par 3 entreprises différentes. Voici les informations à fournir pour vos demandes de soumission:

• Nom légal du syndicat;
• Adresse complète de votre copropriété;
• Année de construction;
• Nombre d'unités;
• Lorsqu'applicable, précisez si les plans du bâtiment sont disponibles;
• Échéancier ou délai exigé par le syndicat;
• Vos coordonnées pour vous rejoindre;
• Exigez une ventilation des coûts du service demandé (coût par item);
• Tous les détails ou documents pertinents en lien avec votre demande.

✔️ Étape 4:

L'étape 4 consiste en la réception des propositions de services ainsi que l'analyse des offres reçues.

Quoi considérer lorsque vous analyser les offres :

• La certification et/ou spécialisation des entreprises qui ont soumissionnées;
• Nombre d'années en affaires;
• Lorsqu'applicable, demandez un exemple de rapport, des photos de travaux exécutés ou des références de clients;
• Validez les modalités de paiement (si un dépôt est exigible);
• Proposer une rencontre virtuelle au besoin;
• Les délais de début du mandat;
• Les attentes envers le syndicat (son implication);
• Validez que le fournisseur détient bien les assurances requises;
• Comparez les méthodologies proposées;
• Comparez les tarifs proposés;
• Sa localisation;
• Validez la qualité des matériaux ou produits qui seront utilisés (lorsqu'applicable).

✍🏻 Étape 5:

Lorsque vous avez une bonne idée du fournisseur que vous aimeriez sélectionner, n'hésitez pas à négocier les tarifs proposés. Il ne sera pas toujours possible d'améliorer les prix proposés, mais plusieurs syndicats peuvent tenter d'obtenir des prix forfaitaires par le biais de référencement ou tout simplement en regroupant plusieurs services.

🤝 Étape 6:

Discutez-en avec les membres du conseil d'administration. N'oubliez pas que les décisions doivent être prises à la majorité des membres du conseil d'administration et doivent apparaître dans un procès-verbal et ensuite être consignées au registre de la copropriété!

Bon travail!

L'Équipe REGISCO

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