Au Québec, il y a une diversité considérable d'habitations, allant des maisons unifamiliales aux immeubles à logements, en passant par les unités en copropriété. Chaque type d' habitation est soumis à une gestion spécifique.
Dans le cas d'une maison, la responsabilité de la gestion incombe au propriétaire de la propriété. En revanche, pour les immeubles à logements, c'est le propriétaire de l'immeuble qui assume cette responsabilité. Quant aux unités en copropriété, communément appelées condos, leur gestion est confiée à un syndicat, et toutes les règles sont établies dans un document connu sous le nom de « déclaration de copropriété ».
La déclaration de copropriété représente le document légal qui lie l'ensemble des copropriétaires, et qui énonce les règles régissant la vie en communauté et la gestion de la copropriété. Il s'agit d'un acte notarié enregistré au registre foncier. Son objectif principal est d'établir la structure de la copropriété divisée pour le bien immobilier concerné, ainsi que le syndicat de copropriété.
Un syndicat de copropriété peut être défini comme une entité juridique regroupant l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble en copropriété.
La création d'une copropriété divisée est nécessaire lorsqu'on souhaite diviser un immeuble en unités comprenant une partie privative et une quote-part des parties communes, appartenant à une ou plusieurs personnes distinctes.
Une fois que la déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec, la collectivité des copropriétaires acquiert le statut de personne morale sous le nom de « Syndicat de copropriétaires ».
La copropriété à des racines anciennes, remontant à l'époque de la Rome antique. Cependant, le modèle moderne de copropriété que nous connaissons aujourd'hui a émergé aux États-Unis et en France.
Au Québec, la copropriété a été correctement introduite en 1969 avec l'adoption de la Loi sur la copropriété divisée. Cette loi a établi le cadre juridique pour la création et la gestion des copropriétés divisées, où les propriétaires détiennent une unité privative et partagent la propriété des parties communes.
Elle a subi plusieurs modifications au fil des ans, notamment la réforme du Code civil en 1994 au Québec, qui a apporté des changements significatifs dans le domaine de la copropriété.
En 2019, l'adoption de la Loi 16 a initié une série de changements majeurs visant à moderniser et à consolider le cadre législatif encadrant les copropriétés. Pour certains, cette réforme représente un véritable bouleversement de nos pratiques habituelles, avec pour objectif premier d'instaurer une gestion plus transparente, équitable et performante.
Les principaux objectifs d'un syndicat de copropriété comprennent la gestion quotidienne et l'entretien de l'immeuble, la protection des intérêts financiers et immobiliers des copropriétaires, l'application des règles du règlement, la gestion financière avec budget et charges communes, ainsi que la souscription d'assurances obligatoires, contribuant ainsi au bon fonctionnement, à la sécurité et à la valeur de la copropriété, tout en respectant les besoins et droits des copropriétaires.
Sa mission principale consiste à assurer la conservation de l'immeuble, à gérer l'entretien des parties communes, et à administrer l'ensemble de manière à défendre les intérêts collectifs des copropriétaires.
En tant que personne morale, le syndicat des copropriétaires jouit d'une personnalité juridique, lui conférant la capacité de conclure des contrats avec des tiers, d'employeur du personnel, de posséder et de céder des biens, ainsi que d'engager des actions. en justice pour protéger son patrimoine et défendre les intérêts collectifs des copropriétaires.
Sa structure décisionnelle comprend deux organes distincts :
Le conseil d'administration s'occupe des opérations quotidiennes, tandis que l' assemblée des copropriétaires adopte les règlements de la propriété et définit les orientations générales de la copropriété.
Le conseil d'administration d'un syndicat de copropriété, en tant qu'organe central , assure la gestion quotidienne de la copropriété.
Il peut répartir certaines responsabilités entre ses membres, embaucher du personnel ou engager un gestionnaire pour faciliter la gestion de la copropriété. Cette souplesse permet au conseil d'administration de s'adapter efficacement aux besoins spécifiques de la copropriété.
Rôles et responsabilités :
Les membres du conseil d'administration peuvent bénéficier de formations sur la gestion de copropriétés pour mieux remplir leurs responsabilités. Ils sont également responsables de leur gestion envers les copropriétaires et peuvent être tenus responsables en cas de mauvaise gestion ou de négligence.
Il est important pour les copropriétaires de s'impliquer dans le processus électoral et de choisir des membres du conseil d'administration compétents et engagés, car ils auront un impact direct sur la gestion et la qualité de vie au sein de la copropriété.
L'Assemblée générale annuelle des copropriétaires est une réunion qui a lieu chaque année où tous les propriétaires d'unités dans un immeuble en copropriété se rassemblent pour discuter et prendre des décisions importantes sur la gestion de leur immeuble.
Pour qu'une assemblée de copropriétaires puisse prendre des décisions, la loi exige que la majorité des voix des copropriétaires éligibles, qu'ils soient présents ou représentés, soit réunie, ce qu'on appelle le quorum.
Voici une liste non exhaustive des pouvoirs de l'assemblée :
Les résolutions doivent être approuvées par plus de la moitié des voix des copropriétaires présents ou représentés lors de l'assemblée, ce qu'on appelle une majorité absolue . Cela signifie que la résolution est adoptée lorsque le nombre de voix en faveur dépasse le nombre de voix contre et les voix neutres (50% + 1). Les votes blancs, nuls et les abstentions comptent comme des votes contre.
Pour des questions particulières telles que les modifications de la déclaration de copropriété ou les travaux visant à améliorer les partis communes, l'approbation de l'assemblée nécessitera une majorité renforcée de représentant 75 % des voix. Dans certaines circonstances, une double majorité peut même être exigée pour des modifications significatives à la déclaration de copropriété
L'assemblée des copropriétaires constitue un pilier essentiel dans le fonctionnement d'une copropriété, jouant un rôle central dans la prise de décisions et la gestion collective.
Sans plonger dans les détails organisationnels d'une assemblée générale, celle-ci est convoquée par le syndicat de copropriété. Les délais de convocation doivent être respectés dans un délai raisonnable et respecter les dispositions contenues dans la Déclaration de copropriété. La convocation doit être effectuée dans un délai raisonnable et doit comprendre des informations telles que l'ordre du jour, la date, l'heure et le lieu de la réunion.
Au début de l'assemblée, les copropriétaires élisent un président d'assemblée qui a pour rôle de diriger la rencontre. Il est chargé de maintenir l'ordre du jour, de donner la parole aux copropriétaires et de superviser les votes sur les résolutions.
En résumé, l'assemblée des copropriétaires est un élément vital du fonctionnement démocratique d'une copropriété. Elle permet aux copropriétaires de participer activement à la prise de décisions.
Les copropriétaires doivent être bien informés pour prendre des décisions éclairées, ainsi le conseil d'administration doit inclure avec l'avis de convocation tous les documents pertinents. y compris les états financiers et le budget prévisionnel.
Un compte rendu écrit de l'assemblée générale est rédigé pour consigner les décisions prises par les copropriétaires. Ce document revêt une importance significative dans les archives de la copropriété. Le conseil d'administration est tenu de transmettre ce procès-verbal dans les 30 jours suivant la date de l'assemblée.
Le syndicat établit un budget prévisionnel qui prévoit les dépenses nécessaires à l'entretien, à la gestion et à la rénovation de l'immeuble. Il est calculé en fonction des charges communes, qui sont réparties entre les copropriétaires en fonction de leurs quote-parts.
Il y a trois fonds :
Le fonds d'opération pour les dépenses courantes et les revenus.
Le fonds de prévoyance pour financer les travaux majeurs de réparation et de rénovation de l'immeuble, et il est alimenté par les cotisations régulières des copropriétaires, prélevées sur les charges communes. Son but est de prévoir les dépenses des travaux de réparations et remplacements majeurs et d'éviter les cotisations spéciales en cas d'urgence.
Le fonds d'autoassurance, instauré par la Loi 141, est une mesure financière permettant aux syndicats de copropriété de constituer une réserve financière suffisante pour couvrir la franchise en cas de sinistre. Il est capitalisé annuellement lors de la préparation du budget prévisionnel.
La déclaration de copropriété peut prévoir diverses dispositions visant à assurer le recouvrement des charges communes.
Initialement, le syndicat adresse une mise en demeure, expédiée par courrier recommandé, au copropriétaire en défaut, lui notifiant le montant des charges impayées et le délai imparti pour régler la dette. La déclaration de copropriété peut prévoir des pénalités et des intérêts de retard en cas de non-paiement des charges communes dans les délais prévus.
En cas de non-paiement, le syndicat peut prendre des mesures plus sévères . Selon la situation, le conseil d'administration pourrait faire appel à un professionnel de la copropriété pour obtenir un accompagnement tout au long de ce processus.
Le déroulement précis de la procédure peut différer selon les particularités de chaque situation et les règles de procédure en place. Néanmoins, de manière générale, le syndicat de copropriété est légalement autorisé à engager des poursuites judiciaires pour récupérer les charges de copropriété impayées.
Il est recommandé qu'un syndicat de copropriété comprenne une clause pénale dans sa déclaration afin d'assurer le respect des dispositions rayonnantes et de couvrir les honoraires extrajudiciaires.
Il convient également de déterminer qu'en parallèle, le recours à la médiation reste une option à considérer.
Le syndicat de copropriété doit souscrire à diverses assurances pour protéger l'intégralité de l'immeuble et assurer une gestion efficace.
Une assurance des biens pour couvrir le bâtiment, les équipements communs et les parties communes contre les dommages causés par des incidents tels que les incendies, les inondations ou les actes de vandalisme. Le syndicat assure non seulement les parties communes, mais aussi également les parties privatives. Cette assurance est basée sur une évaluation professionnelle au niveau de la valeur de reconstruction.
Une assurance responsabilité civile du syndicat est nécessaire pour indemniser les dommages corporels ou matériels causés à autrui, que ce soit lors de l'utilisation des parties communes ou suite aux actions du syndicat.
Une assurance responsabilité civile des administrateurs pour protéger les administrateurs des réclamations découlant de leur gestion tout comme pour les officiers d'assemblée . Enfin, une assurance pour couvrir les frais juridiques liés à d'éventuels litiges est souvent incluse.
Ces assurances sont essentielles pour protéger les intérêts du syndicat et des copropriétaires en cas d'incidents imprévus ou de contentieux.
Les documents essentiels d'un syndicat de copropriété comprennent la déclaration de copropriété, qui fixe les règles et les obligations des copropriétaires, ainsi que le règlement de l'immeuble, qui précise les règles de vie en communauté, en plus d'une variété de documents déposés au registre de la copropriété.
Une déclaration de copropriété est un document légal qui régit la gestion d'une copropriété. Elle est divisée en trois sections : l'acte constitutif, le règlement d'immeuble et l'état descriptif des fractions, sous forme de tableau des citations-parties de chacun.
Elle fixe les règles et les obligations pour les copropriétaires, ainsi que les droits et responsabilités de chacun. Elle comprend généralement des informations sur la répartition des unités, les parties communes, les règles de fonctionnement de la copropriété, les frais de copropriété, les droits de vote des copropriétaires lors des assemblées générales, etc.
Elle est juridiquement contraignante pour tous les copropriétaires.
Le registre contient tous les documents et informations importantes sur la copropriété, notamment la déclaration de copropriété, le règlement d'immeuble, la liste des copropriétaires, les plans de l'immeuble, le plan cadastral et certificat de localisation, l'étude du fonds de prévoyance et le carnet d'entretien, les procès-verbaux du CA et des assemblées des copropriétaires, les états financiers, les contrats, les assurances, etc.
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La liste des documents qu'il contient et certaines modalités ont été précisées dans le Code civil du Québec (article 1070).
Son but est de fournir aux copropriétaires un accès facile à ces documents pour qu'ils puissent prendre des décisions éclairées et comprendre les règles et réglementations de la copropriété.
Au niveau des archives, la législation ne précise pas les directives spécifiques concernant la durée de conservation des documents du Registre de la copropriété. La durée de conservation des archives en copropriété peut varier en fonction de plusieurs facteurs, notamment les exigences légales, les règlements internes de la copropriété et la nature des documents.
En général, il est conseillé de maintenir de manière permanente les documents officiels comme, la déclaration de copropriété, les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration et des assemblées générales, les contrats, les états financiers, l'historique des interventions et d'autres.
Les documents de l'année courante sont conservés jusqu'à la prochaine assemblée générale, tandis que les contrats et garanties peuvent être conservés pendant plusieurs années et les documents fiscaux sont généralement conservés pendant une période de 7 ans.
Les droits et devoirs des copropriétaires en copropriété sont définis par la Loi sur la copropriété divisée ainsi que par les règlements internes de la copropriété.
En résumé, les droits et devoirs des copropriétaires visent à assurer un fonctionnement harmonieux et équitable de la copropriété, tout en protégeant les intérêts de chacun des copropriétaires.
Au-delà de la réforme du Code civil du Québec, plusieurs lois ont été adoptées ces dernières années telles que la loi 141 et la loi 16, elles ont profondément modifié la dynamique de la copropriété divise.
Ces lois ont contribué à moderniser le cadre juridique entourant la copropriété divisée au Québec. Elles ont cherché à renforcer les droits des copropriétaires, à améliorer la gestion financière des syndicats, à accroître la transparence, et à fournir des mécanismes plus efficaces pour résoudre les différends au sein des copropriétés.
En résumé, ces lois ont été essentielles pour adapter la législation aux réalités changeantes et aux besoins croissants des copropriétaires québécois.
Les administrateurs en copropriété doivent rester informés des évolutions législatives et des nouvelles exigences en matière de copropriété. La gestion efficace d'une copropriété implique une compréhension approfondie des lois en vigueur.
Au fil des dernières années, divers changements législatifs ont altéré la manière dont les copropriétés sont gérées, créant un raz de marée dans les petites copropriétés. Parmi ceux-ci, citons la loi 141 portant sur les assurances, les modifications introduites par la loi 16, et plus récemment, la loi 25 impactant l'ensemble des aspects liés à la confidentialité.
La formation continue des administrateurs semble être la clé.
La gestion des conflits et la médiation jouent un rôle important dans le maintien d'une atmosphère harmonieuse au sein d'une copropriété.
Voici quelques pistes :
Encourager une communication ouverte et transparente entre les copropriétaires, le conseil d'administration et le syndicat de copropriété peut aider à prévenir les malentendus et à résoudre les différends dès leur apparition.
Établir des mécanismes de résolution des conflits internes, tels que des comités de médiation ou des médiateurs indépendants, peut offrir un cadre neutre et impartial pour la résolution des différends entre les copropriétaires.
Expliquer et réviser les règlements internes de la copropriété pour les adaptateurs aux besoins changeants des copropriétaires et pour résoudre les lacunes qui pourraient être à l'origine de conflits.
En mettant en œuvre des stratégies de gestion des conflits efficaces, les syndicats de copropriété peuvent contribuer à maintenir un environnement harmonieux et à favoriser une bonne qualité de vie pour tous les résidents.
La mission du syndicat étant la conservation de l'immeuble, on pourrait dire que les travaux d'entretien, de maintenance et de rénovation sont d'une importance capitale pour assurer la valeur, la sécurité et le bon fonctionnement des propriétés en copropriété.
Les travaux d'entretien réguliers aident à préserver la valeur des propriétés en cas de détérioration. Des rénovations bien planifiées peuvent améliorer le confort et la fonctionnalité des espaces communs et des unités privatives, ce qui contribue à une meilleure qualité de vie pour les résidents.
En résumé, les travaux d'entretien, de maintenance et de rénovation sont essentiels pour assurer la valeur, la sécurité et la qualité de vie des propriétés en copropriété, tout en contribuant à leur attractivité et à leur durabilité à long terme.
La vie en copropriété devient agréable et épanouissante lorsque les administrateurs et les copropriétaires s'impliquent activement dans la gestion de leur immeuble et collaborent dans un esprit d'harmonie et de coopération commune.
L'Équipe Regisco
Les informations, commentaires, opinions ou recommandations contenus dans cet article ne constituent pas un avis professionnel, financier ou juridique.
Gilles Tremblay se distingue en tant que conseiller chevronné dans le secteur de la copropriété. Dédié à fournir des conseils et soutien aux administrateurs, copropriétaires et gestionnaires de copropriétés, il joue un rôle essentiel dans l'amélioration de la gestion des copropriétés au Québec. Son objectif est d'outiller les copropriétaires pour qu'ils puissent assumer efficacement leurs fonctions d'administrateurs. Il partage les informations les plus récentes concernant les exigences en matière de copropriété, en offrant des outils pratiques ainsi que des conseils et astuces pour promouvoir une gestion saine et efficiente des copropriétés.
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