Le syndicat de copropriété au Québec : rôles, obligations et fonctionnement

La gestion d'un immeuble en copropriété divisée au Québec repose sur une structure juridique encadrée par la déclaration de copropriété, un acte notarié enregistré au registre foncier. Ce document établit les règles de vie en communauté, la structure de la copropriété et les obligations liées à l'administration des parties communes.

Qu'est-ce qu'un syndicat de copropriété?

Le syndicat de copropriété est la personne morale qui regroupe l'ensemble des copropriétaires d'un immeuble détenu en copropriété divisée, un type d'habitation où chaque propriétaire possède une partie privative et une quote-part des parties communes.

Ce statut juridique prend effet dès que la déclaration de copropriété est publiée au Registre foncier du Québec. Le syndicat agit alors comme personne morale au nom de la collectivité des copropriétaires.

Structure et organes décisionnels du syndicat

En tant que personne morale, le syndicat des copropriétaires jouit d'une personnalité juridique, lui conférant la capacité de conclure des contrats avec des tiers, d'employeur du personnel, de posséder et de céder des biens, ainsi que d'engager des actions. en justice pour protéger son patrimoine et défendre les intérêts collectifs des copropriétaires.

Sa structure décisionnelle comprend deux organes distincts :

Le conseil d'administration s'occupe des opérations quotidiennes, tandis que l'assemblée des copropriétaires adopte les règlements de la propriété et définit les orientations générales de la copropriété.

Le conseil d'administration du syndicat

Le conseil d'administration d'un syndicat de copropriété, en tant qu'organe central, assure la gestion quotidienne de la copropriété et conseille les copropriétaires sur les décisions courantes.

Il peut répartir certaines responsabilités entre ses membres, embaucher du personnel ou engager un gestionnaire pour faciliter la gestion de la copropriété. Cette souplesse permet au conseil d'administration de s'adapter efficacement aux besoins spécifiques de la copropriété.

• Composition : Le conseil d'administration est généralement composé de copropriétaires élus lors de l'assemblée générale annuelle. Le nombre de membres varie en fonction de la taille de la copropriété, mais il doit comporter au moins trois membres, sauf si le syndicat comporte seulement deux unités. Le nombre de membres du conseil d'administration est établi par le notaire et inscrit dans la déclaration de copropriété.
• Élection : Les membres du conseil d'administration sont élus par vote lors de l'assemblée générale annuelle des copropriétaires.
• Réunion et prises de décisions : Le conseil d'administration se réunit régulièrement pour discuter des affaires courantes de la copropriété et prendre des décisions importantes. Les choix du conseil d'administration sont habituellement décidés par un vote majoritaire des membres présents lors des réunions.

Rôles et responsabilités :

• Gestion financière : Le conseil d'administration est responsable de la gestion financière de la copropriété, y compris la préparation et l'approbation du budget, la perception des frais de copropriété.
• Entretien, travaux et réparations : Il incombe au syndicat d'assumer la responsabilité de l'entretien des parties communes et des travaux essentiels pour préserver l'immeuble.
• Application des règlements : Le conseil doit veiller au respect des règlements de la copropriété et prendre des mesures en cas de non-respect.
• Communication : Il communique régulièrement avec les copropriétaires sur les décisions prises, les projets en cours et les questions importantes concernant la copropriété.
• Représentation légale :  Il représente légalement le syndicat de copropriété dans les affaires juridiques et administratives.

Les membres du conseil d'administration peuvent bénéficier de formations  sur la gestion de copropriétés pour mieux remplir leurs responsabilités. Ils sont également responsables de leur gestion envers les copropriétaires et peuvent être tenus responsables en cas de mauvaise gestion ou de négligence.

Il est important pour les copropriétaires de s'impliquer dans le processus électoral et de choisir des membres du conseil d'administrationcompétents et engagés, car ils auront un impact direct sur la gestion et la qualité de vie au sein de la copropriété.

L'Assemblée des copropriétaires

L'Assemblée générale annuelle des copropriétaires est une réunion qui a lieu chaque année où tous les propriétaires d'unités dans un immeuble en copropriété se rassemblent pour discuter et prendre des décisions importantes comment gérer l’immeuble.

Pour qu'une assemblée de copropriétaires puisse prendre des décisions, la loi exige que la majorité des voix des copropriétaires éligibles, qu'ils soient présents ou représentés, soit réunie, ce qu'on appelle le quorum.

Voici une liste non exhaustive des pouvoirs de l'assemblée :

• Budget : L'assemblée ne vote pas le budget, mais elle doit être consultée sur le budget prévisionnel de la copropriété et les cotisations spéciales.
• Modification de la déclaration de copropriété : L'assemblée des copropriétaires peut décider de modifier la déclaration de copropriété selon des majorités spécifiques liées aux modifications souhaitées.
• Adoption et modification des règlements : L'assemblée des copropriétaires a le pouvoir d'adopter et de modifier les règlements de l’immbeuble.
• Travaux : Les travaux de transformation, d'agrandissement ou d'amélioration des parties communes sont régis par des règles spécifiques. Ils ont obligatoirement une autorisation formelle de l'assemblée des copropriétaires, selon la majorité renforcée établie à l'article 1097 du Code civil du Québec.
• Élection des administrateurs : L'assemblée des copropriétaires a le pouvoir d'élire les membres du conseil d'administration chargés de la gestion quotidienne de la copropriété.

Les  résolutions doivent être approuvées par plus de la moitié des voix des copropriétaires présents ou représentés lors de l'assemblée, ce qu'on appelle une  majorité absolue . Cela signifie que la résolution est adoptée lorsque le nombre de voix en faveur dépasse le nombre de voix contre et les voix neutres (50% + 1). Les votes blancs, nuls et les abstentions comptent comme des votes contre.

Pour des questions particulières telles que les modifications de la déclaration de copropriété ou les travaux visant à améliorer les partis communes, l'approbation de l'assemblée nécessitera une majorité renforcée de représentant 75 % des voix. Dans certaines circonstances, une  double majorité peut même être exigée pour des modifications significatives à la déclaration de copropriété

Gestion financière et obligations du syndicat

La gestion financière du syndicat

Le syndicat établit un budget prévisionnel qui prévoit les dépenses nécessaires à l'entretien de l'immeuble, à sa gestion et à sa rénovation. Il est calculé en fonction des charges communes, qui sont réparties entre les copropriétaires en fonction de leurs quote-parts.

Il y a trois fonds  :

1. Fonds d'opération pour les dépenses courantes et les revenus.
2. Fonds de prévoyance pour financer les travaux majeurs de réparation et de rénovation de l'immeuble, et il est alimenté par les cotisations régulières des copropriétaires, prélevées sur les charges communes. Son but est de prévoir les dépenses des travaux nécessaires et remplacements majeurs et d'éviter les cotisations spéciales en cas d'urgence.
3. Fonds d'autoassurance, instauré par la Loi 141, est une mesure financière permettant aux syndicats de copropriété de constituer une réserve financière suffisante pour couvrir la franchise en cas de sinistre. Il est capitalisé annuellement lors de la préparation du budget prévisionnel.

Obligations légales et hypothèques

Hypothèques légales et recouvrement

La déclaration de copropriété peut prévoir diverses dispositions visant à assurer le recouvrement des charges communes.

Initialement, le syndicat adresse une mise en demeure,  expédiée par courrier recommandé, au copropriétaire en défaut, lui notifiant le montant des charges impayées et le délai imparti pour régler la dette. La déclaration de copropriété peut prévoir des pénalités et des intérêts de retard en cas de non-paiement des charges communes dans les délais prévus.

En cas de non-paiement, le syndicat peut prendre des mesures plus sévères . Selon la situation, le conseil d'administration pourrait faire appel à un  professionnel de la copropriété pour obtenir un accompagnement tout au long de ce processus.

• Recours à un huissier de justice : Le syndicat peut faire appel à un huissier de justice pour recouvrer les charges impayées. L'huissier peut envoyer des mises en demeure, saisir des biens du copropriétaire défaillant ou entreprendre d'autres actions légales pour obtenir le paiement des montants dus.
• Requête à la Cour des petites créances : Si le copropriétaire ne répond pas à la mise en demeure ou refuse de payer les frais de condo impayés, le syndicat peut alors déposer une requête à la Cour du Québec, Division des petites créances. Cette requête vise à obtenir un jugement en faveur du syndicat pour le paiement des montants dus.
• Hypothèque légale : La déclaration de copropriété peut prévoir l'établissement d'une hypothèque légale sur les lots des copropriétaires défaillants dans le paiement de leurs charges communes. Cette action aura un impact sur le prêt hypothécaire et permettra au syndicat de copropriété de récupérer les montants impayés en priorité sur la vente du lot en cas de défaut de paiement.
• Exécution d'un jugement : Si le jugement est rendu en faveur du syndicat, le copropriétaire défaillant est légalement tenu de payer les montants dus. Si le copropriétaire ne se conforme pas au jugement, le syndicat peut prendre des mesures d'exécution telles que la saisie de biens ou le recouvrement par d'autres moyens légaux.

Le déroulement précis de la procédure peut différer selon les particularités de chaque situation et les règles de procédure en place. Néanmoins, de manière générale, le syndicat de copropriété est légalement autorisé à engager des  poursuites judiciaires pour récupérer les charges de copropriété impayées.

Assurance et responsabilité civile

Le syndicat de copropriété doit souscrire à diverses assurances  pour protéger l'intégralité de l'immeuble et assurer une gestion efficace.

Une assurance des biens pour couvrir le bâtiment, les équipements communs et les parties communes contre les dommages causés par des incidents tels que les incendies, les inondations ou les actes de vandalisme. Le syndicat assure les parties communes et privatives de l'immeuble. Cette assurance est basée sur une évaluation professionnelle au niveau de la  valeur de reconstruction.

Une assurance  responsabilité civile du syndicat  est nécessaire pour indemniser les dommages corporels ou matériels causés à autrui, que ce soit lors de l'utilisation des parties communes ou suite aux actions du syndicat.

Une assurance responsabilité civile des administrateurs  pour protéger les administrateurs des réclamations découlant de leur gestion tout comme pour les officiers d'assemblée . Enfin, une assurance pour couvrir les frais juridiques  liés à d'éventuels litiges est souvent incluse.

Ces assurances sont essentielles pour protéger les intérêts du syndicat et des copropriétaires en cas d'incidents imprévus ou de contentieux.

Droits et obligations des copropriétaires

Les droits et devoirs des copropriétaires en copropriété sont définis par la Loi sur la copropriété divisée ainsi que par les règlements internes de la copropriété.

Droits :

• Chaque copropriétaire possède un droit exclusif sur son unité privative, tel qu'établi dans la déclaration de copropriété.
• Chaque copropriétaire a le droit d'utiliser les parties communes de la copropriété conformément aux règles établies.
• Les copropriétaires ont le droit de participer aux assemblées générales, de voter sur les questions importantes concernant la copropriété et d'être informés des décisions prises.
• Les copropriétaires ont le droit d'accéder à toute information pertinente sur la copropriété, y compris la déclaration de copropriété, les procès-verbaux des réunions et les états financiers.

Obligations : 

• Les copropriétaires ont l'obligation de payer les charges communes, telles que les frais d'entretien, les assurances, les services, etc., conformément à leur quote-part de la copropriété.
• Les copropriétaires doivent respecter les règlements de la copropriété, y compris ceux concernant l'utilisation des parties communes, les modifications apportées aux unités privatives, le bruit, etc.
• Les copropriétaires ont le devoir de participer aux assemblées générales et de voter sur les questions importantes concernant la copropriété.
• Les copropriétaires sont responsables de l'entretien et de la réparation de leur unité privative. Ils doivent voir aussi à l'entretien et aux réparations mineures des parties communes à usage restreint dont ils ont l'usage exclusif (sauf contre-indication dans la déclaration).

Loi 16 et enjeux actuels en copropriété

Le 30 juillet 2025, le gouvernement du Québec a adopté le règlement officiel découlant de la Loi 16, entré en vigueur le 14 août 2025. Cette réforme redéfinit les droits et obligations du syndicat de copropriété en imposant 3 exigences structurantes : la mise en place d'un carnet d'entretien, la réalisation d'une étude du fonds de prévoyance et la production d'une attestation du syndicat lors de la vente d'une unité.

Les syndicats disposent d'un délai de trois ans, soit jusqu'au 14 août 2028, pour se conformer aux exigences obligatoires relatives au carnet d'entretien et à l'étude du fonds de prévoyance. L'attestation du syndicat, quant à elle, est obligatoire depuis le 14 août 2025.

Carnet d'entretien et étude du fonds de prévoyance

Le carnet d'entretien est un registre qui documente l'inventaire des parties communes, la planification des travaux d'entretien sur 25 ans et l'historique des interventions réalisées. Il doit être établi par un professionnel reconnu (ingénieur, architecte, technologue professionnel ou évaluateur agréé), mis à jour annuellement par le syndicat et révisé tous les 5 ans — ou tous les 10 ans pour les petites copropriétés de 8 unités ou moins.

L'étude du fonds de prévoyance estime les couts des réparations majeures et remplacements prévus sur 25 ans. Elle doit être réalisée tous les 5 ans par un professionnel indépendant, y compris un membre de l'Ordre des CPA. Elle permet au syndicat de fixer des contributions annuelles adaptées aux besoins de l'immeuble et d'éviter les cotisations spéciales imprévues.

Des outils numériques comme Regisco simplifient la mise en place et le suivi du carnet d'entretien, tout en facilitant la conformité aux nouvelles exigences réglementaires.

L'attestation du syndicat lors d'une vente

Depuis le 14 août 2025, tout copropriétaire peut demander au syndicat une attestation sur l'état de la copropriété. Le syndicat est tenu de le remettre dans un délai de 15 jours. Ce document doit inclure le montant du fonds de prévoyance, le total des contributions aux charges communes des trois dernières années, le budget prévisionnel en cours, une confirmation d'assurance conforme et une description des sinistres, réparations majeures et litiges en cours.

L'attestation renforce la transparence lors des transactions immobilières et avantage les copropriétés bien gérées, dont la documentation et la planification financière sont à jour.

Gestion des conflits et médiation

La gestion des conflits et la médiation jouent un rôle important dans le maintien d'une atmosphère harmonieuse au sein d'une copropriété.

Voici quelques pistes :

• Encourager une communication ouverte et transparente entre les copropriétaires, le conseil d'administration et le syndicat de copropriété peut aider à prévenir les malentendus et à résoudre les différends dès leur apparition.
• Établir des mécanismes de résolution des conflits internes, tels que des comités de médiation ou des médiateurs indépendants, peut offrir un cadre neutre et impartial pour la résolution des différends entre les copropriétaires.
• Expliquer et réviser les règlements internes de la copropriété pour les adaptateurs aux besoins changeants des copropriétaires et pour résoudre les lacunes qui pourraient être à l'origine de conflits.

En mettant en œuvre des stratégies de gestion des conflits efficaces, les syndicats de copropriété peuvent contribuer à maintenir un environnement harmonieux et à favoriser une bonne qualité de vie pour tous les résidents.

Les travaux d'entretien réguliers aident à préserver la valeur des propriétés en cas de détérioration. Des rénovations bien planifiées peuvent améliorer le confort et la fonctionnalité des espaces communs et des unités privatives, ce qui contribue à une meilleure qualité de vie pour les résidents.

Conclusion

La  vie en copropriété devient agréable et épanouissante lorsque les administrateurs et les copropriétaires s'impliquent activement dans la gestion de leur immeuble et collaborent dans un esprit d'harmonie et de coopération commune.

L'Équipe Regisco

Les informations, commentaires, opinions ou recommandations contenus dans cet article ne constituent pas un avis professionnel, financier ou juridique.