Les études de fonds de prévoyance

Tout ce que vous devez savoir sur les études du fonds de prévoyance.

Une étude de fonds de prévoyance est un document rédigé par un professionnel du bâtiment (ingénieur, architecte, technologue) qui a pour objectif de donner les informations nécessaires à une meilleure connaissance des travaux majeurs qui seront à réaliser, des sommes nécessaires à leurs réalisations et des stratégies disponibles pour arriver à cumuler les sommes en question. Le but étant d’assurer la pérennité de l’immeuble.

Contrairement au fonds d’exploitation qui sert à financer les dépenses d’entretien (lavage de vitre, conciergerie, menus travaux, etc), le fonds de prévoyance sert exclusivement à financer les travaux majeurs de réparations ou de remplacements des parties communes de l’immeuble. Pour bien définir ce qu’est un ‘’travaux majeur’’, nous pouvons nous référer à la définition d’une réparation majeure décrite à l’article 1152 du C.C.Q :

« Les réparations majeures sont celles qui portent sur une partie importante du bien et nécessitent une dépense exceptionnelle, comme celles relatives aux poutres et aux murs portants, au remplacement des couvertures, aux murs de soutènement, aux systèmes de chauffage, d’électricité ou de plomberie ou aux systèmes électroniques et, à l’égard d’un meuble, aux pièces motrices ou à l’enveloppe du bien. »

Depuis décembre 2019, la loi 16 prévoit que tous les syndicats de copropriété au Québec devront réaliser une étude de fonds de prévoyance et la mettre à jour tous les cinq ans [1]. Conséquemment, les syndicats de copropriétés disposeront d’une période de trois ans pour se conformer à la loi. Les détails afférents aux nouvelles réglementations peuvent être consultés en cliquant ce lien : Détails concernant la loi 16.

En premier lieu, nous pourrions croire que ces réglementations représentent un poids de plus sur les épaules des copropriétaires déjà aux prises avec plusieurs autres responsabilités, toutefois on ne peut qu’être rassuré de constater qu’il y a une volonté à préserver notre parc immobilier en bonne santé. L’encadrement des Conseils d’Administrations par des professionnels du bâtiment aura un effet positif pour le milieu de la copropriété. Au cours des prochains mois, nous prévoyons une demande grandissante pour l’obtention d’un service d’étude de fonds de prévoyance. Nous vous avons donc préparé un guide pratique pour vous accompagner dans cette recherche.

Savez-vous réellement ce qu'est une étude du fonds de prévoyance?

Avant de mandater un professionnel, il est important de démystifier les termes et de bien comprendre la portée du service offert. À défaut de s’y attarder, nous pourrions facilement nous méprendre entre un plan de gestion de l’actif et une étude du fonds de prévoyance, ou encore, entre un certificat d’état d’immeuble et une étude du fonds de prévoyance. Pour faciliter notre compréhension, le Regroupement des Gestionnaires de Copropriété du Québec (RGCQ) a rendu disponible un document intitulé PROPOSITION FINALE D’UN STANDARD DES ÉTUDES DU FONDS DE PRÉVOYANCE POUR LA COPROPRIÉTÉ AU QUÉBEC où l’on décrit chaque terme et chaque type de service offert en lien avec l’étude de fonds de prévoyance. Voici trois définitions importantes :

Plan de gestion de l’actif

« Ce plan inclut notamment les études du fonds de prévoyance, le carnet d’entretien, le certificat d’état d’immeuble. Ces outils permettent aux administrateurs et aux gestionnaires d’exploiter l’immeuble, d’en assurer le bon fonctionnement ainsi que sa pérennité (aussi connu comme le maintien de l’actif dans le jargon des professionnels de la gestion immobilière). »

Certificat d’état d’immeuble

« Le certificat d’état d’immeuble est un rapport basé sur une inspection exhaustive de tous les composants de l’immeuble. Ce rapport se veut une photographie de l’état physique de l’immeuble au moment de l’inspection. Il doit faire état de la condition des différents composants de l’immeuble et prendre en considération ces observations dans la prévision des réactions possibles des composants ou recommander des investigations supplémentaires. »

Étude du fonds de prévoyance

« Deux volets constituent la base d’une étude du fonds de prévoyance. Premièrement, il faut réaliser un inventaire des composants plus ou moins exhaustif en fonction des immeubles qui incluent la durée de vie utile théorique de chacune d’elles et, deuxièmement, faire une projection économique basée sur les valeurs de remplacement des composants. Une telle projection servira à déterminer les annuités requises pour que les sommes accumulées soient suffisantes afin d’assurer la pérennité de l’immeuble. »

À la lecture de ces définitions, on dénote plusieurs éléments distinctifs. Tout d’abord, on définit un plan de gestion de l’actif comme un regroupement de plusieurs services distincts, c’est-à-dire, un carnet d’entretien, une étude du fonds de prévoyance et un certificat d’état d’immeuble. Ensuite, on définit le certificat d’état d’immeuble comme un mandat en soi qui vise exclusivement l’évaluation de l’état des composants. Finalement, pour ce qui est de l’étude de fonds de prévoyance, nous retenons deux éléments en particulier, soit :

  1. Inventaire des composants qui inclut la durée de vie utile théorique.
  2. Projection économique basée sur les valeurs de remplacement des composants.

Il s’agit ici des deux mandats principaux lorsqu’on octroie un contrat de réalisation d’une étude du fonds de prévoyance.

Le premier mandat consiste à établir l’inventaire des composants. Cette étape doit passer par une inspection générale de l’immeuble afin de répertorier les composants et les conditions dans lesquels ils sont soumis. Cette inspection diffère toutefois d’une inspection exhaustive ayant pour but d’évaluer les composants, tel que réalisée dans le cadre d’un certificat d’état d’immeuble. Par conséquent, il est toujours préférable de communiquer avec le client à savoir si le mandat octroyé correspond bien aux attentes par rapport à l’inspection requise pour votre syndicat. Dans certaines situations, la réalisation d’un certificat d’état d’immeuble peut s’avérer utile, voire nécessaire. Par exemple, lorsqu’un bâtiment est assez âgé, il peut être difficile de retracer l’historique de remplacement des composants. D’autant plus que les composants peuvent avoir dépassé leur durée de vie utile théorique, sans pour autant avoir atteint leur fin de vie. À ce moment, il serait préférable de procéder à un certificat d’état d’immeuble afin de valider l’état des composants et établir de nouvelles durées de vie utile.

Le deuxième mandat consiste à effectuer une projection économique ayant un horizon d’au moins 25 ans. Certaines entreprises vont même considérer une période de 60 ans dans les calculs de l’étude. Cette étape a pour but de présenter un portrait global de la situation future du syndicat. Celui-ci doit prendre en compte le plan de remplacement, le taux d’inflation, le revenu des placements et tous autres éléments ayant une incidence sur les entrées et sorties du fonds de prévoyance. L’information doit être claire, concise et structurée. L’utilisation de schémas et de graphiques est alors recommandée. Les résultats de la projection économique serviront ensuite à établir les stratégies financières. Une bonne communication entre le client et le professionnel est alors plus qu’importante pour bien orienter les prochaines étapes.

Quelles sont les étapes d'une étude du fonds de prévoyance?

Préparation du dossier

La première étape consiste en une analyse approfondie de la copropriété. Le professionnel doit alors se procurer une liste de documents auprès du Conseil d’Administration. Ces documents sont essentiels à une bonne préparation. Plusieurs questions seront répondues par l’entremise de cette étape, par exemple, quels sont les espaces et les biens appartenant au syndicat, quel est la limite de la propriété, quels sont les particularités techniques de l’immeuble, est-ce que l’immeuble possède des déficiences pouvant impacter la pérennité des composants.

Inventaire des composants

Une fois la préparation complétée, le professionnel doit se rendre sur lieux pour procéder à une inspection générale du bâtiment ayant pour but de répertorier les composants. Une fois la visite complétée, il dressera une liste complète des composants selon la norme Uniformat. L’utilisation de cette norme est recommandée par la RGCQ. Elle a pour but de standardiser les études, ce qui facilite le transfert d’information entre professionnels, ainsi que la mise à jour future de l’étude. Voici une illustration du premier niveau de la norme Uniformat représentant les grands groupes majeurs d’un bâtiment.

Projection Économique

Ensuite, chaque composant sera attribué d’une date de remplacement. Ces dates seront établies selon des durées de vie utile théoriques, issues d’observations et d’expérimentations provenant de l’industrie. Les durées de vie utile visent à déterminer la période approximative durant laquelle on peut s’attendre au bon fonctionnement de l’actif. Il n’est toutefois pas garanti que les données inscrites refléteront avec exactitude la fin de vie utile du composant.

L’évaluation des composants demeure l’étape ayant le plus grand impact sur les résultats de l’étude. Le professionnel se doit d’orienter l’ampleur des travaux majeurs qui seront à réaliser et surtout, d’évaluer avec le plus de justesse les montants qui seront nécessaires. Pour ce faire, le professionnel évalue le coût de remplacement pour chaque composant. Le coût de remplacement représente le coût nécessaire pour remplacer une composante à la valeur d’aujourd’hui. Lorsqu’on évalue un coût de remplacement, il faut prendre en considération cinq éléments, soit :

  1. La quantité ou la superficie de la composante à remplacer.
  2. L’effort de mise en œuvre, soit les particularités de l’immeuble qui peuvent augmenter considérablement les coûts de son remplacement (hauteur, espace restreint, occupation, etc.).
  3. Administration et profit.
  4. Honoraires professionnels;
  5. Taxes applicables.

Ils existent plusieurs méthodes pour estimer les coûts de remplacement d’une composante. La meilleure méthode demeure la soumission par un professionnel certifié, cependant cette méthode n’est pas réaliste pour évaluer toutes les composantes d’un bâtiment. Voici trois méthodes couramment utilisées dans l’industrie :

  • Expérience du terrain

Au fil du temps, un professionnel œuvrant dans le domaine de la construction peut être amené à travailler sur plusieurs projets impliquant différents entrepreneurs et différentes composantes. Il développera une base de données, ainsi que des connaissances qui pourront lui être utiles pour évaluer avec exactitude le coût de remplacement d’une composante.

  • Guide de coût

Les guides de coûts demeurent l’outil incontesté des professionnels. D’autant plus que depuis certaines années, certaines entreprises font le virage technologique et offre des versions numériques facilitant ainsi l’automatisation des opérations. Il faut toutefois s’assurer que le guide de coût utilisé correspond au marché de la construction du Québec.

  • Calcul par effort

Il est possible d’estimer le coût de remplacement d’une composante en décortiquant le coût du matériel, le coût de main d’œuvre, ainsi que les autres coûts afférents tels que l’administration et profit et les taxes. Tel que le nom l’indique, cette technique demande un peu plus d’effort de la part du professionnel, mais les résultats sont pour la plupart du temps plus juste. Une fois que toutes les variables et les coûts sont connus, il est temps de synthétiser sous forme de tableau et de schéma. La projection doit également prendre compte de deux variables importantes, soit le taux d’inflation et le revenu sur les placements.

Stratégie financière

Cette dernière étape vise à analyser toutes les données recueillies et à établir un plan financier en fonction de la situation financière du syndicat de copropriété. Pour la grande majorité des cas, il y aura un manque à gagner pour combler les besoins à venir. Deux stratégies sont alors préconisées, soit une mise à niveau immédiate par cotisation spéciale ou une mise à niveau progressive, réparties sur un horizon de 10 ans. À cette étape, une bonne communication entre le professionnel et le Conseil d’Administration peut s’avérer salutaire afin d’établir la meilleure stratégie à adopter au niveau financier selon la réalité de l’immeuble. Il est important de ne pas sous-estimer l’importance d’adapter les cotisations des copropriétaires pour éviter de se retrouver dans une situation précaire où il y aurait des manques de fonds majeurs obligeant le Syndicat à présenter des cotisations spéciales à ses copropriétaires.

Voilà en ce qui attrait aux études de fonds de prévoyance. Pour toutes informations supplémentaires, n’hésitez pas à contacter notre équipe.

L’équipe REGISCO

Loi 16

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