July 23, 2020

Le carnet d'entretien

Un immeuble en santé, ça part d'un immeuble bien entretenu.

L'importance du carnet d'entretien

Tel que vous l’avez probablement compris, REGISCO est un logiciel de maintenance qui se spécialise dans les carnets d’entretien de copropriété. Qu’est-ce qu’un carnet d’entretien? Comme le nom le dit si bien, il s’agit d’un registre dans lequel on retrouve toute l’historique des entretiens antérieurs et à venir de l’immeuble. Jusqu’ici c’est assez clair, toutefois la définition d’entretien est parfois mal comprise, un entretien est l’action de tenir en bon état, donc il s’agit bien sûr de travaux, mais également de toutes dépenses ou informations qui ont un lien direct avec l’état du bâtiment. Voici une liste de documents qui doit être compris à l’intérieur du carnet d’entretien :Informations sur la copropriété et ses administrateurs;

  • Documents d’assurance.
  • Liste des équipements et endroits où ils se situent.
  • Liste des contrats actifs et antérieures du syndicat.
  • Registre des plans de l’immeuble.
  • Registre des entretiens marquants incluant bons de travail.
  • Registre des rapports sur les façades (loi 122).
  • Registre des améliorations locatives (loi 141).
  • Registre des plans de gestion de l’actif.
  • Registre des sinistres

On parle ici de plusieurs documents qui se doivent d’être conservés de nombreuses années et parfois même de façon permanente. Pour bien y arriver, il faut assurément avoir les bons outils, une bonne nomenclature et bien sûr, du temps à revendre! Il s’agit d’un vrai métier d’archiviste, à la seule distinction qu’il n’y a pas d’archiviste, mais bien un seul gestionnaire qui doit jongler avec tous les autres métiers qu’on lui impose déjà ( ingénieur, avocat, comptable, etc…). De là l’importance d’établir une structure durable et efficace qui n’affectera pas le rendement du gestionnaire. Après tout, le carnet d’entretien est là pour vous faire gagner du temps, et non le contraire.

Comme vous le savez, un immeuble évolue au fil du temps et parfois, certains événements laissent des traces à tout jamais. Un dégât d’eau qui crée de l’efflorescence, une fissure qui date de la construction, la modification d’une ligne de plomberie suite à un dégât d’eau. Sur le moment, on comprend les conséquences et l’étendue du problème, mais pour une personne qui n’était pas propriétaire lors de l’incident et qui ne peut consulter le bon de travail ou le compte-rendu des travaux, c’est une toute autre histoire. Feriez-vous expertiser une fissure de fondation qui a déjà été expertisé quelques années plus tôt? Bien sûr que non, mais sans cette information disposée dans le carnet d’entretien, le nouveau syndicat n’aurait probablement pas le choix de prendre le temps et l’argent pour en faire l’inspection.

C’est au rôle du gestionnaire de tenir le carnet d’entretien à jour et d’en conserver les traces, mais ce sont surtout aux administrateurs de guider le gestionnaire et de s’assurer que ses documents sont bien conservés. Le projet de loi 16 obligera maintenant les copropriété à tenir un carnet d’entretien réglementaire et dûment complété. Il est donc fondamental d’avoir une bonne cohésion entre les administrateurs et le gestionnaire car le fonctionnement des copropriétés dans son contexte actuel est sujet à devenir de plus en plus complexe et la dernière chose que nous souhaitons est d’acheter un condo dans un immeuble problématique. Plus bas, vous trouverez deux difficultés qui rendent la tâche particulièrement difficile lorsque vient le temps d’assurer une pérennité dans les opérations du syndicat.

Rétention de l'information

Dans le domaine de la copropriété, nous sommes constamment confrontés à du changement que ce soit au niveau de la gestion ou de l’administration. Avec une faible barrière à l’entrée, la gestion de copropriété est un marché concurrentiel qui incite les Conseils d’Administration à se tourner occasionnellement vers d’autres entreprises sur le marché. Parfois, c’est l’entreprise de gestion elle-même qui est au prise avec des changements de personnel à l’interne et qui doit déplacer le gestionnaire pour combler un poste vacant dans un autre immeuble. Aucune entreprise n’est à l’épreuve du roulement de personnel, mais il ne faut pas se le cacher, la gestion de copropriété est un domaine particulièrement demandant avec ses requêtes et ses critiques constantes.

De l’autre côté, les Conseils d’Administration sont composés de copropriétaires bénévoles qui sont tous susceptibles d’être remplacés un jour ou l’autre. Si ce n’est pas par la vente de leur unité, ce sera par un tier qui souhaite à son tour siéger sur le CA. En effet, certaines copropriétés vont même jusqu’à instaurer des règlements pour s’assurer qu’il y ait une rotation des administrateurs. D’ailleurs, aucune formation n’est nécesaire pour devenir administrateur, chacun est éligible de le devenir, avec ses avantages et ses désavantages.

Quoiqu’il en soit, le roulement des gestionnaires et des administrateurs font en sorte que certaines informations finissent invraisemblablement par se perdre. Chez REGISCO, nous croyons que ce problème peut être solutionné par l’établissement de bons outils, mais encore faut-il les trouver…

Le manque d'outils adaptés

Tel que mentionné, ils existent plusieurs gestionnaires de copropriétés sur le marché et chacun possèdent leur propre manière de procéder. Heureusement, tous possèdent un logiciel comptable qui permet d’effectuer la tenue de livre et la registre de certaines informations de base, tel que la liste des copropriétaires. Pour ce qui est des autres documents (soumissions, plans, devis, contrats, etc), les gestionnaires se tournent majoritairement vers des outils en ligne tel que Dropbox, Google Drive ou bien OneDrive. Il arrive également qu’on opte pour un réseau local d’entreprise ou si on est chanceux, on arrive à trouver un bon logiciel générique qui s’adapte un peu à toutes les situations. Quoiqu’il en soit, il peut s’agir d’un vrai casse-tête lorsqu’il vient le temps de se retrouver et de rapatrier tous ces documents de manière concise et standardisé.

Tout doit commencer par un partage d’information entre le syndicat et le gestionnaire. Normalement, on devrait s’attendre à ce que le Conseil d’Administration ait un accès instantané à tous les renseignements de l’immeuble, toutefois est-ce vraiment le cas? En théorie, le CA dispose de certaines informations que le gestionnaire transmet via e-mails ou d’autres outils en ligne, mais la réalité demeure que la majorité des documents n’est pas accessible en temps réel et que le CA est dépendant de son gestionnaire pour les obtenir. Maintenant, imaginez devoir transmettre le registre de copropriété complet à un futur acheteur qui souhaite s’informer sur la copropriété, ou pire, à un copropriétaire qui doute de la saine gestion de l’immeuble. L’information se doit d’être disponible facilement. La réalité est qu’il n’existe pas d’outil spécialisé en carnet d’entretien sur le marché, du moins, aucun qui permet d’entreposer un haut niveau d’information facilement et en temps réel. Pour cette raison, nous avons créé REGISCO.

La solution Regisco

Tous droits réservés Regisco inc.

Soucieux de répondre aux exigences et aux besoins des syndicats de copropriété, l’entreprise formé d’une équipe multidisciplinaire avec une forte expérience dans le domaine de la copropriété, se consacre entièrement à l’établissement d’un carnet d’entretien construit de manière à intégrer et recenser toutes les informations techniques concernant les méthodes d’entretien et le répertoire de tous les documents utiles à la saine gestion de votre actif. Après tout, les immeubles deviennent de plus en plus complexes et les promoteurs utilisent des matériaux, ainsi que des designs uniques pour promouvoir la vente de leurs condos, mais une fois la construction terminée, aucun guide d’utilisateur n’est remis aux copropriétaires.  Le but est donc de créer ce guide d’utilisateur afin d’éduquer les gestionnaires et les administrateurs pour qu’il soit en meilleure connaissance de leur environnement. La priorité demeure toutefois la rétention de l’information au fil du temps, à l’épreuve des changements constants au sein de la direction. L’avantage ultime étant que le logiciel est disponible en ligne, en temps réel, de n’importe où, que vous soyez gestionnaire ou administrateur.

Maintenant que le projet de Loi 16 est à nos portes, il est grand temps d’entamer une réforme et d’opter pour des outils qui vous feront gagner du temps et de l’argent. Si vous ne le faites pas pour vous, faites-le pour votre futur acheteur. Offrez-lui un carnet d’entretien 3.0.

Au plaisir,

L’équipe REGISCO

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