Le carnet d'entretien en copropriété est le document central qui regroupe l'ensemble des informations techniques, financières et légales liées à l'entretien d'un immeuble détenu en copropriété divise au Québec.
Ce guide explique ce que le carnet d'entretien en copropriété doit contenir, qui peut l'établir, quelles échéances respecter dans le cadre de la Loi 16 et comment le mettre en place concrètement.
Le carnet d'entretien est un registre qui regroupe toutes les informations liées aux travaux antérieurs et à venir sur l'immeuble. Il couvre autant les réparations et les remplacements que les inspections, les contrats et les documents techniques qui permettent de comprendre l'état de santé du bâtiment.
Le carnet d'entretien centralise l'information dont le conseil d'administration a besoin pour prendre des décisions éclairées sur l'état du bâtiment. Sans carnet d'entretien, le conseil perd du temps et des ressources à reconstituer des données qui auraient dû être consignées dès le départ.
Le parc immobilier québécois vieillit, ce qui multiplie les travaux de rénovation et de mise aux normes. Le carnet d'entretien agit comme mémoire collective de l'immeuble : il conserve l'historique des interventions, documente les besoins à venir et permet une bonne gestion orientée vers la pérennité de l'actif.
Le carnet d'entretien en copropriété présente de nombreux avantages pour les copropriétaires et les administrateurs. Pour les copropriétaires, il offre une plus grande transparence, facilite la planification budgétaire, réduit les surprises financières et améliore la valeur de leur propriété. Pour les administrateurs, il simplifie la gestion, assure la conformité légale, réduit les litiges potentiels, facilite la planification stratégique et favorise la collaboration au sein de la copropriété en élaborant un plan de gestion plus efficace.
Le projet de Loi 16 a été adoptée par l'Assemblée Nationale du Québec dans le but de réformer le régime de la copropriété divise au Québec. Certaines de ses dispositions sont en vigueur depuis le 10 janvier 2020, tandis que d'autres entreront en vigueur une fois que les règlements du gouvernement du Québec seront adoptés, en particulier l'article 1070.2, qui concerne l'obligation de tenir un carnet d'entretien.
L'introduction de l'article 1070.2 du Code civil du Québec par le biais de la Loi 16 a établi une nouvelle disposition législative qui impose une obligation de carnet d'entretien en copropriété. Cette législation renforce les responsabilités des syndicats de copropriétaires en matière de documentation et de suivi des travaux d'entretien.
L'article 1070.2 énonce ce qui suit :
« Le conseil d’administration fait établir un carnet d’entretien de l’immeuble, lequel décrit notamment les entretiens faits et à faire. Il tient ce carnet à jour et le fait réviser périodiquement.
La forme, le contenu et les modalités de tenue et de révision du carnet d’entretien, de même que les personnes qui peuvent l’établir et le réviser, sont déterminés par règlement du gouvernement. »
Bien que cet article ne soit pas encore en vigueur et que des détails restent à préciser, quelques conclusions préliminaires peuvent déjà être tirées :
Les spécificités relatives au carnet d'entretien seront définies lors de l'entrée en vigueur de l'article 1070.2, dont la date précise reste inconnue. L'adoption d'un carnet d'entretien demeure une pratique vivement recommandée par les professionnels, et il n'est pas nécessaire d'attendre la mise en place du règlement pour commencer à entreprendre des démarches en ce sens.
Le carnet d'entretien devrait contenir des données de base sur la copropriété, y compris les coordonnées du syndicat de copropriété, les noms des administrateurs en poste, et les coordonnées des entreprises impliquées dans l'administration ou l'entretien des parties communes.
Le carnet d'entretien doit d'abord dresser un portrait complet des composantes de l'immeuble. Chaque élément des parties communes, de la toiture aux systèmes de plomberie, est répertorié avec ses matériaux et équipements, sa date d'installation et ses caractéristiques techniques.
Ce niveau de détail permet au conseil d'administration de savoir exactement ce que le bâtiment contient, où chaque composante se situe et dans quel état elle se trouve. Les manuels d'entretien du fabricant, les contrats de garantie en vigueur et les rapports d'expertise disponibles sont également joints à chaque fiche.
L'objectif est de constituer une base de référence fiable. Lorsqu'un administrateur change ou qu'un nouveau gestionnaire prend le relais, l'inventaire reste intact et consultable sans avoir à reconstituer l'information de zéro.
À partir de l'inventaire, le professionnel évalue la durée de vie résiduelle de chaque composante et identifie les réparations majeures et remplacements à planifier sur un horizon de 25 ans. Chaque intervention est associée à une année de réalisation précise, ce qui donne au syndicat une feuille de route concrète.
Cette projection à long terme transforme la gestion réactive en gestion préventive. Au lieu de découvrir un problème au moment où il survient, le conseil d'administration sait à l'avance quelles composantes approchent de leur fin de vie utile et peut budgétiser en conséquence.
C'est aussi cette section du carnet qui alimente directement l'étude du fonds de prévoyance. Sans une planification détaillée des travaux à venir, il est impossible d'estimer les sommes nécessaires pour les financer.
L'entretien et maintenance de l'immeuble ne se limitent pas aux travaux majeurs. Le carnet doit aussi répertorier toutes les tâches récurrentes qui maintiennent les parties communes en bon état au quotidien : nettoyage des gouttières, vérification des systèmes CVC, entretien des équipements de sécurité, déneigement des accès, et ainsi de suite.
Chaque tâche est accompagnée de sa fréquence recommandée et de la date à laquelle elle a été effectuée pour la dernière fois. Ce suivi structuré permet de repérer rapidement les retards et d'éviter que des entretiens reportés ne se transforment en réparations coûteuses. C'est aussi cette section qui distingue le carnet d'entretien d'un simple registre de travaux.
En documentant le cycle complet des interventions préventives, le syndicat démontre une gestion proactive plutôt que réactive.
Le carnet d'entretien sert aussi de mémoire permanente pour tous les travaux réalisés dans l'immeuble. Chaque intervention effectuée, qu'il s'agisse d'une réparation, d'un remplacement ou d'un sinistre, est consignée avec sa date, les documents associés (factures, contrats, plans et devis) et les résultats de toute inspection du bâtiment. Cette rigueur documentaire protège le syndicat sur plusieurs fronts.
Le règlement précise que la mise à jour de cet archivage relève du syndicat, et non du professionnel ayant établi le carnet.
Seuls les membres de 4 ordres professionnels peuvent établir ou réviser un carnet d'entretien conforme aux règles du règlement :
Le professionnel doit exercer des activités liées à la gestion, la construction, la rénovation ou l'inspection immobilière. Un copropriétaire ou un administrateur ne peut pas rédiger le carnet, même s'il possède une expertise pertinente.
Le professionnel retenu ne peut pas être membre du conseil d'administration, copropriétaire, résident ou gestionnaire de l'immeuble visé. Le conjoint de l'une de ces personnes est aussi exclu. Si une personne morale est copropriétaire, ses actionnaires, dirigeants, administrateurs et employés ne peuvent pas non plus établir ou réviser le carnet.
Cette exigence vise à garantir un portrait objectif de l'état du bâtiment, sans conflit d'intérêts.
Le règlement adopté le 30 juillet 2025 fixe des échéances précises. Le calendrier varie selon que la copropriété existe déjà, qu'elle est en construction ou qu'elle a pris les devants avant l'entrée en vigueur.
Les syndicats disposent de 3 ans à compter de l'entrée en vigueur du règlement (14 août 2025) pour obtenir un carnet d'entretien du condo conforme aux exigences de la loi 16. La date limite est donc le 14 août 2028.
Ce délai ne devrait pas être interprété comme une invitation à reporter l'action. Les professionnels autorisés seront de plus en plus sollicités à mesure que l'échéance approche, ce qui risque d'allonger les délais d'obtention et d'augmenter les coûts.
Pour les immeubles neufs, le promoteur doit fournir le carnet d'entretien et l'étude du fonds de prévoyance au syndicat dans les 30 jours suivant l'assemblée extraordinaire de transition (article 1106.1 du Code civil). Aucun délai de grâce ne s'applique.
Un carnet produit entre le 14 août 2023 et le 14 août 2025 par un professionnel membre d'un des 4 ordres autorisés est reconnu comme valide. La première révision devra être réalisée 5 ans après la date de livraison du carnet, ou 10 ans si la copropriété remplit les critères de la petite copropriété résidentielle.
Les syndicats qui ont agi avant l'adoption du règlement n'ont donc pas à recommencer le processus.
Voici quelques recommandations qui peuvent vous être utiles lors de la création de votre carnet d'entretien :
Le programme d’entretien est un élément essentiel du carnet d’entretien. Il établit l'ensemble des tâches nécessaires pour assurer le bon maintien de l’immeuble. La réalisation d’un programme d’entretien, selon les bonnes pratiques de l'industrie, permet au syndicat d'obtenir un plan et une vision commune quant aux entretiens à réaliser sur l'immeuble. Ce plan permet également de s’éloigner des constats subjectifs que certains administrateurs pourront avoir sur le plan d’entretien de l'immeuble.
Le professionnel retenu doit être membre de l'un des 4 ordres autorisés et exercer des activités liées à la construction, la rénovation ou l'inspection de bâtiments. Avant de l'engager, demandez une preuve d'adhésion à son ordre et une déclaration confirmant qu'il respecte les exigences d'indépendance prévues au règlement.
Le carnet d'entretien doit survivre au roulement des administrateurs et des gestionnaires. Une solution numérique centralise les documents, simplifie le partage et garantit que l'information reste accessible pour les copropriétaires, les assureurs et les futurs acheteurs, peu importe qui siège au conseil.
L'étude du fonds de prévoyance ne peut pas exister sans le carnet d'entretien. Le règlement l'indique clairement : l'étude doit se baser sur la description des réparations majeures et remplacements prévus au carnet sur un horizon de 25 ans.
Concrètement, le professionnel qui réalise l'étude prend la planification des travaux du carnet et y associe des estimations de coûts année par année. Il recommande ensuite le montant minimal à maintenir dans le fonds au début de chaque exercice et les contributions annuelles nécessaires pour y parvenir.
Les 2 documents partagent le même délai de conformité (14 août 2028) et le même cycle de révision obligatoire de 5 ans. Ils forment un ensemble indissociable : le carnet fournit le portrait technique, l'étude le traduit en portrait financier.
Il est essentiel de maintenir le carnet d'entretien à jour en effectuant des révisions régulières pour garantir l'exactitude des informations concernant la copropriété. De plus, avant chaque Assemblée générale des copropriétaires (AGA), il est recommandé d'effectuer une vérification complète des données de la dernière année pour assurer que le carnet d'entretien soit à jour et puisse être mis à disposition des nouveaux administrateurs.
Le carnet doit être mis à jour au minimum 1 fois par année. Cette responsabilité revient au syndicat ou à son gestionnaire, pas au professionnel qui a établi le carnet initial.
La mise à jour consiste à ajouter tout nouveau renseignement ou document survenu depuis la dernière révision : factures de travaux, nouveaux contrats d'entretien, rapports d'inspection, garanties, et tout changement apporté aux composantes de l'immeuble. Avant chaque assemblée générale annuelle, il est recommandé de faire une vérification complète pour s'assurer que le carnet reflète fidèlement l'état courant de la copropriété.
La révision complète du carnet par un professionnel autorisé est obligatoire tous les 5 ans. Le professionnel réévalue l'état des composantes, ajuste la planification des travaux et intègre les données accumulées lors des mises à jour annuelles.
Le cycle passe à 10 ans si la copropriété remplit les 3 conditions suivantes :
Si des travaux prévus au carnet n'ont pas été réalisés, la révision doit le mentionner explicitement et en préciser les raisons.
Un syndicat qui ne détient pas de carnet conforme se prive de sa principale source d'information sur l'état du bâtiment. Les décisions de maintenance se prennent alors à l'aveugle, ce qui mène à des dépenses imprévues : travaux d'urgence plus coûteux que des interventions planifiées, cotisations spéciales imposées aux copropriétaires et primes d'assurance potentiellement plus élevées faute de preuves d'entretien régulier.
Les administrateurs s'exposent également à une responsabilité accrue. La Loi 16 permet l'inclusion de clauses pénales dans la déclaration de copropriété, ce qui signifie que la négligence en matière de conformité peut entraîner des conséquences personnelles pour les membres du conseil d'administration.
Depuis le 14 août 2025, tout copropriétaire qui souhaite vendre peut demander au syndicat une attestation sur l'état de la copropriété. Le syndicat dispose de 15 jours pour la remettre.
Le contenu de cette attestation puise directement dans le carnet d'entretien :
Un carnet complet et à jour permet au syndicat de produire l'attestation rapidement et sans improvisation. À l'inverse, un carnet inexistant ou lacunaire force le conseil d'administration à reconstituer l'information sous pression, avec un risque d'omissions qui peuvent engager sa responsabilité.
Chez Regisco, nous proposons un outil sur mesure pour le carnet d'entretien. Notre solution simplifie la mise en place du programme d'entretien qui se fait en 20 minutes seulement. en plus de comprendre une multitude de ressources techniques pour mieux comprendre les interventions à réaliser sur votre immeuble. Notre solution réduit considérablement le temps nécessaire à la gestion du carnet d'entretien et offre une structure adaptée à tous les administrateurs.
L’équipe REGISCO
Co-Fondateur de Regisco, Philippe occupe le rôle principal de développement de produit. Avec ses aptitudes en informatique, ses années d'expériences en bâtiment et son sens développé de la débrouillardise, il vous partage des articles pertinents sur le volet technique des bâtiments détenus en copropriétés.
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