Que vous soyez copropriétaire, futur acheteur ou professionnel du secteur immobilier, évaluer la santé financière d'une copropriété est essentiel pour prendre des décisions éclairées. Pour vous guider dans cette évaluation importante, voici une liste de documents essentiels à obtenir et à examiner attentivement. Chacun de ces documents offre des informations clés permettant de juger de sa gouvernance, de l’état physique de l’immeuble ainsi que d'évaluer sa santé financière.

Voici les éléments clés à analyser ainsi que ses indicateurs importants à considérer :

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1-   Évaluation du fonds d’opération :

 Document(s) : ‍

• États financiers
• Procès-verbal de l’Assemblée générale Annuelle (AGA)

Objectif(s) : Analyser de l'état du fonds d’opération. 

Un élément crucial à surveiller est le solde du fonds d’opération (compte courant). Un solde négatif peut signaler un manque de liquidités pour couvrir les dépenses courantes. Par exemple, une trésorerie insuffisante due à des contributions impayées par les copropriétaires pourrait nécessiter la mise en place de mesures de recouvrement. Dans cette situation, il faudrait comprendre pourquoi certains copropriétaires ne paient pas la totalité de leur frais de condo ? 

Un déficit budgétaire au niveau du compte d’opération peut aussi être le résultat d'un cumul de petits déficits annuels ou de dépenses imprévus. Dans ce cas, le syndicat pourrait envisager la création d’un poste budgétaire « imprévus » pour faire face à ces travaux non-habituels.‍

Risque : Dans la situation où le fonds d’opération présente un déficit, les copropriétaires sont à risque d’une éventuelle hausse descontributions ou même d’une cotisation spéciale pour rétablir l'équilibre financier.

2-   Évaluation du fonds d’auto-assurance :

Document(s) :

• États financiers
• Police d’assurances

Objectif(s) : Analyser le solde du fonds d’auto-assurance.

En vertu de la loi 141, le fonds d'auto-assurance doit être constitué pour faire face aux pertes et dommages liés à la copropriété. Son montant doit être établi en fonction de la franchise du contrat d’assurance de manière à couvrir les éventuels sinistres et réparations qui en découlent. Plus précisément, le montant mis de côté doit être équivalent à la seconde franchise la plus élevée qui est spécifiée dans le contrat d'assurance de la copropriété. Cette disposition vise à garantir que la copropriété dispose de ressources financières suffisantes pour faire face aux coûts qui dépasseraient les limites de la couverture d'assurance en cas de sinistre ou de dommages majeurs.

Risque : Dans la situation où le fonds d’auto-assurance du syndicat est inexistant ou insuffisant, les copropriétaires sont à risque d’une éventuelle hausse des contributions ou même une cotisation spéciale pour renflouer le fonds d’auto-assurance.

3-   Fonds de prévoyance

Document(s) :

• États financiers
• Rapport d’évaluation de l’étude du fonds de prévoyance 

Objectif(s) :  Analyser le montant au fonds de prévoyance.

 En vertu de la loi 16 au Québec, chaque syndicat de copropriété doit maintenir un fonds de prévoyance destiné à couvrir les coûts anticipés des réparations majeures et des remplacements nécessaires des parties communes de l'immeuble. Cette obligation vise à assurer la stabilité financière à long terme de la copropriété en prévoyant des fonds pour les dépenses importantes du futur.

Il est important de souligner que le fonds de prévoyance ne doit pas être utilisé pour couvrir les dépenses courantes de la copropriété. Il doit être spécifiquement réservé aux travaux majeurs et aux remplacements nécessaires pour maintenir la qualité et la valeur de l'immeuble.

Comment savoir si le fonds de prévoyance est suffisant ?

Afin d’évaluer si le montant accumulé au fonds de prévoyance est suffisant, vous devez consulter le rapport d’étude du fonds de prévoyance ainsi que les états financiers du syndicat.

Dans l’étude du fonds de prévoyance, identifiez le montant qui devrait être accumulé dans le fonds de prévoyance en date de l'année de vérification. Supposons que le rapport d'expertise de l'immeuble indique qu'à ce moment, il devrait y avoir une accumulation de 30 000 $ dans le fonds de prévoyance. Cependant, lors de l'examen des états financiers, le solde réel du fonds de prévoyance s'élevait à 20 000 $. Dans ce cas, il y a une insuffisance de 10 000 $, soit la différence entre le montant recommandé dans l’étude et le montant réel au compte. 

Lorsqu'une telle incohérence est détectée, il est important d'obtenir des explications de la part du syndicat de copropriété. Les justifications du syndicat doivent clarifier la raison pour laquelle le solde actuel diffère de l'accumulation attendue.

Les raisons possibles de cet écart pourraient inclure : 

1. Insuffisance des contributions : Il se peut que les contributions des copropriétaires n'aient pas été suffisamment élevées pour atteindre l'objectif d'accumulation recommandé par les exprts.
2. Événements inattendus :  Des dépenses imprévues, telles que des réparations majeures non anticipées, pourraient avoir été nécessaires, entraînant une utilisation plus importante du fonds de prévoyance ou un changement de priorité.
3. Non-respect des exigences : Le syndicat pourrait ne pas avoir respecté les obligations légales en matière de financement du fonds de prévoyance, ce qui aurait entraîné un solde inférieur à celui prévu.
4. Décisions démocratiques : Les copropriétaires peuvent avoir pris des décisions collectives pour utiliser les fonds à des fins spécifiques. Cette information devrait se trouver dans les procès-verbaux.

L'obtention d'explications justifiant un manque de fonds dans le fonds de prévoyance est cruciale pour garantir la transparence et la bonne gestion financière de la copropriété.

Risque : Si le fonds de prévoyance du syndicat n’est pas financé adéquatement, les copropriétaires pourraient faire face à des défis financiers lorsqu'ils devront financer les travaux majeurs de la copropriété. Les copropriétaires sont à risque d’une hausse importante des frais de copropriétaires, une cotisation spéciale ainsi que le non-respect du principe d’équité intergénérationnel. Toutefois, il est à noter que le syndicat doit réaliser une révision de son étude du fonds de prévoyance à tous les 5 ans. Or, le plan de mise-à-niveau pourrait se faire à ce moment.

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4-   Carnet d’entretien à jour

 Document(s) :

• Rapport de l’expert
• Preuve du carnet d’entretien

Objectif(s) :  Confirmer que les activités d’entretien sont réalisées tels les besoins de l’immeuble.

Conformément à la loi 16 au Québec, chaque syndicat de copropriété sera dans l'obligation de tenir et de maintenir à jour un carnet d'entretien de son immeuble. Cette obligation vise à coordonner des actions préventives pour anticiper les futurs besoins en réparations, en entretien et en remplacements des parties communes.

L'examen du carnet d'entretien permet de vérifier que le syndicat effectue un suivi adéquat de l'entretien des composants et des équipements de sa copropriété. Cela garantit que les actions nécessaires sont entreprises pour maintenir la qualité et la durabilité des composants et équipements.

Risque : En l'absence de preuve démontrant qui le syndicat exécute les activités d'entretien, l'immeuble risque des détériorations prématurées, pouvant conduire à des coûts importants de réparations. Une gestion inadéquate pourrait ainsi affecter la valeur et la pérennité de l'immeuble.

5-   Recours légaux contre le syndicat

Document(s) :

• Procès-verbaux
• Consultation du SOQUIJ

Objectif : Identifier l'existence de recours légaux impliquant le syndicat, qu'ils soient engagés par le syndicat ou à son encontre.

1. Analyse des procès-verbaux des réunions : Examinez attentivement la documentation fournie par le syndicat. Prenez le temps de parcourir les procès-verbaux des assemblées générales des années passées. Ces procès-verbaux enregistrent les discussions et les décisions prises par le syndicat. Ils peuvent contenir des informations sur d'éventuels recours légaux, que ce soit contre le syndicat ou initiés par lui.
2. Enquête sur les litiges passés : Si vous avez la possibilité, échangez avec d'autres copropriétaires. Ceux-ci pourraient vous informer sur des litiges passés ou en cours impliquant le syndicat. Ces discussions peuvent vous donner un aperçu des problèmes potentiels qui ont pu surgir dans le passé.
3. Consultation des dossiers légaux : Pour obtenir une vue d'ensemble plus complète, recherchez les dossiers judiciaires publics liés au syndicat. Les litiges impliquant des syndicats de copropriété peuvent être enregistrés dans les tribunaux et les instances judiciaires. Vous pouvez effectuer cette recherche en utilisant des sources telles que le SOQUIJ, qui vous permettra de trouver des informations sur les litiges judiciaires impliquant le syndicat.

En conclusion, l’analyse minutieuse des éléments énumérés vous permettront d'obtenir une vue d'ensemble plus complète de la situation financière et juridique d'une copropriété. La prise de connaissance de ces informations permet d'anticiper certaines hausse importantes des frais de condos occasionnant de mauvaises surprises pour les copropriétaires.