Vous êtes à la recherche d’un logiciel de gestion pour suivre les activités de votre copropriété ? Vous êtes au bon endroit car vous ne devriez pas négliger l’importance de votre processus de sélection du logiciel qui sera approprié pour votre syndicat! Effectivement, il est impératif que celui-ci soit adapté aux besoins du syndicat pour qu’il assure un stockage de l’information et pour permettre une prise des décisions efficace en matière d’entretien et de réparation des composantes de votre bâtiment.
Dans cet article, nous vous guiderons au travers des pistes de réflexion auxquelles vous pourrez vous y attarder pour bien sélectionner le logiciel pour vous!
Il va sans dire que les outils informatiques adéquats permettent une gestion efficace et économique de l’immeuble, mais facilitent également la consultation et la mise à jour rapide des informations concernant les composantes de l’immeuble (ex. : l’inventaire des équipements, leur état, les opérations faites et à effectuer, les entretiens de maintenance et les correctifs à entreprendre, etc.). Ce sera grâce à une sélection judicieuse que vous parviendrez à conserver les informations importantes de votre copropriété ainsi qu’assurer une tenue adéquate et complète de votre registre de copropriété.
Contrairement aux immeubles gouvernementaux gérés par les services publics et les bâtiments gérés par des firmes d’experts, les décisions prises par votre syndicat reposent uniquement sur les administrateurs bénévoles qui, parfois et bien souvent, peuvent avoir des opinions divergentes sur la façon dont votre immeuble devrait être entretenu. Ainsi, d’un conseil d’administration à l’autre, la vision évolue et les opinions de gestion efficace diffèrent.
Les décisions que doivent prendre les administrateurs en place peuvent avoir de graves conséquences dans la mesure où elles n’ont pas été réfléchies adéquatement, que des travaux à réaliser n’ont pas été exécutés ou même que le syndicat ne suive par les recommandations des experts par rapport aux activités de l’échéancier du carnet d’entretien et des remplacements prévus au fonds de prévoyance. C’est pourquoi des outils performants permettant de structurer ces administrateurs est la solution pour empêcher que de mauvaises décisions soient prises en matière de gestion et préservation de l’actif.
Pour cela, il est essentiel de constituer et de conserver un carnet d’entretien complet et à jour, contenant toute la documentation technique et l’ensemble des expertises réalisées par vos professionnels mandatés.
Cette base de données doit contenir l’information fiable qui pourra servir pour la prise des décisions du prochain conseil d’administration en place. Sans compter qu’un carnet d’entretien juste, organisé et crédible de la situation de l’immeuble sécurisera les copropriétaires quant à sa gouvernance et l’état de son bâtiment. C’est pourquoi il est nécessaire de répertorier toutes les activités de votre copropriété.
Rappelons qu’un logiciel de gestion doit offrir un encadrement et un support important pour les administrateurs et gestionnaires responsables de constituer le registre, suivre le carnet d’entretien et bien administrer le fonds de prévoyance. Ces derniers doivent donc trouver une solution intégrée pour bénéficier d’un ensemble de fonctionnalités regroupant sous une même plateforme les informations sur l’historique du bâtiment, l’état actuel de celui-ci et les travaux qui y sont également projetés. Il s’agit là d’informations très précises de l’état de l’immeuble, de la durée de vie restante des composantes et de leurs éventuelles déficiences.
On ne vous cachera pas que plusieurs outils vous sont disponibles. Il suffit de trouver l’outils qui correspond à VOS besoins!
D’abord, il est important de comprendre ce qu’est-ce un « bon outil de gestion pour une copropriété ? ». Il s’agit d’un outil qui permet de stocker l’information importante par rapport à l’équipement et les contrats qui y sont rattachés, prévoir les activités maintenance, encadrer les activités de remplacement du bâtiment, prévoir les flux monétaires requis, obtenir un accès rapide aux plans et devis, et ce, tout en s’assurant que l’outil soit convivial pour tout genre d’utilisateurs.
Plusieurs outils adaptés et spécialisés existent. Ces logiciels ont majoritairement tous intégrés les fonctionnalités dites mère, telle la gestion des contrats, le calendrier, la planification des activités, le registre des copropriétaires et le stockage des documents administratifs.
Là où Regisco se démarque, c’est dans sa consultation technique lors de la mise en place de votre plateforme de gestion.
Durant notre carrière professionnelle, on recherchait, comme vous, le meilleur outil pour gérer nos immeubles en copropriété. Nous avions identifié des besoins spécifiques auxquels les logiciels qu’on évaluaient ne répondaient pas :
1. Inventaires des équipements – Les bâtiments que nous gérions étaient tous uniques et différents. Une plateforme standardisée et générique ne pouvait simplement pas être modulée à nos besoins et à la réalité de nos copropriétés. Regisco quant à lui, reconnaît que votre immeuble n’est pas comme celui du voisin. Ça veut aussi dire que vous ne pouvez pas le gérer comme votre voisin non plus. Composé d’équipements mécaniques complexes et propre à lui, il est essentiel que pour la bonne exécution d’un projet, l’administrateur soit en mesure de déterminer ce qui doit être fait, quand et par qui et ce, en tenant compte des particularités du bâtiment.
2. Activités de maintenance et renouvellement des contrats – Regisco a voulu rendre vivant la gestion de toutes vos activités! Les délais de renouvellement des contrats, les activités rattachées au calendrier et les notes vous aident à savoir où se situent les tâches dans le cadre plus large de votre gestion d’immeuble. C’est la clé pour être en mesure de structurer votre travail et retracer l’information efficacement.
3. Partage de fichiers – Personne n’aime perdre son temps et encore moins chercher des fichiers au hasard dans une pile de dossiers. La capacité d’organiser et de partager les fichiers et les informations clés de votre copropriété est importante pour gérer efficacement, et cela, Regisco l’a bien pensé!
4. Conservation et transfert des dossiers – L’historique spécifique à un équipement est essentiel pour intervenir lors de la prise de décision. Malgré le changement successif d’administrateurs, l’information est conservée et véhiculée adéquatement grâce au transfert de connaissance facile par Regisco.
5. Rapports – En tant que gestionnaire mandaté de votre immeuble, il est de votre devoir de rendre disponible tous les rapports d’expertises, avis et analyses des professionnels.Ces études pourraient vous servir pour économiser des sommes importantes à long terme.
L’avantage de Regisco réside toutefois dans son carnet d’entretien unique et exhaustif. L’adhésion à notre logiciel ne vient pas sans la visite complète de l’immeuble par l’un de nos experts en mécanique du bâtiment. Cette interaction avec votre syndicat, inexistante chez nos compétiteurs, amène une toute autre dimension au service que nous souhaitons vous offrir! Nous avons à cœur la saine gestion et nous prônons les bonnes pratiques en termes de gestion des actifs.
Au final, l’objectif est de travailler plus efficacement et intelligemment. Ne voulez-vous pas assurez la prise de valeur de votre investissement? C’est possible, et surtout plus facile lorsqu’on travaille avec un outil adapté à nos besoins!
Kayci est une experte passionnée et dévouée à améliorer la gouvernance et la performance des syndicats de copropriété. Elle possède une vaste expérience en gestion immobilière et en copropriété, et vous offre des conseils pratiques pour prendre des décisions éclairées et atteindre la saine gouvernance de votre actif.
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